Drucken im Homeoffice als Herausforderung für IT Abteilungen
Die Corona-Pandemie stellt Unternehmen und ihre IT Abteilungen vor enorme Herausforderungen. Neben der Umwandlung physischer Prozesse in virtuelle Arbeitsschritte gibt es auch beim Thema Drucken Lösungen für Zuhause.
Die Corona Pandemie ließ vor allem kleinen und mittleren Unternehmen kaum Zeit, digitale Lösungen für analoge Prozesse zu finden. Vielerorts hat sich in Folge der Krise jedoch die Denkweise verändert. Unternehmen erkennen immer mehr die Vorteile, die das Arbeiten von zu Hause mit sich bringt. Mittlerweile konnten sind viele Unternehmen nachgezogen und ermöglichen ihren Mitarbeitern auch das Arbeiten von Zuhause. Auch wenn die Mitarbeiter mit essenzieller Hard- und Software für das Homeoffice ausgestattet sind, gibt es nach wie vor viele Prozesse, die auf Hilfsmittel angewiesen sind. Trotz fortschreitender Digitalisierung werden nach wie vor oft Dokumente gedruckt, die unterschrieben und wieder eingescannt werden müssen. Den Multifunktionsdrucker, mit dem Abteilungen gemeinsam im Büro arbeiten, verlegt man jedoch nicht so einfach mal eben ins Homeoffice.
Um auch zu Hause trotzdem ein möglichst produktives Arbeiten zu ermöglichen, müssen die Rahmenbedingungen für die digitale Zusammenarbeit geschaffen werden. IT-Abteilungen geben hierbei den Weg vor und sollten den Austausch mit Belegschaft und Management suchen, um die spezifischen Anforderungen zu verstehen und umzusetzen.
Mitarbeiterzufriedenheit als Ziel für die IT
IT-Abteilungen sollten die Mitarbeiter ihres Unternehmens vor diesem Hintergrund als Kunden betrachten und sich dementsprechend auf deren Zufriedenheit im Hinblick auf die technische Infrastruktur konzentrieren. Dieser mitarbeiterorientierte Ansatz erfordert ein Selbstverständnis als interner Dienstleister.
Zunächst ist eine genaue Evaluierung erforderlich, damit die digitalen Lösungen bereitgestellt werden, welche die Benutzer tatsächlich benötigen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen. Bei der Entwicklung von Lösungen müssen komplexe Anforderungen berücksichtigt werden, so unterscheidet sich das Drucken im Büro etwa deutlich zu dem im Homeoffice. Zuhause genügen schon kompakte Arbeitsplatzgeräte. Im Büro dagegen haben auch größere Arbeitsgruppendrucker nach wie vor ihre Daseinsberechtigung. Im Hinblick auf die Corona-Pandemie könnte zur besseren Einhaltung der Abstandsregeln aber auch im Büro eine stärkere Dezentralisierung der Druckinfrastruktur ein lohnender Gedanke sein. So ließe sich etwa vermeiden, dass sich gleich mehrere Benutzer an einer Maschine im Büro versammeln. Auch im Hinblick auf die Mitarbeiterproduktivität könnten lassen sich so Verbesserungen erzielen.
IT-Entscheidungsträger sollten natürlich auch weiter ihr Fachwissen bei der Einführung von neuer Technologie einsetzen. Jedoch kann ein kollaborativer Ansatz mit Methoden wie Mitarbeiterbefragungen oder Brainstorming-Sitzungen genau die Erkenntnisse liefern, um zufriedenstellende und effiziente Arbeitsweisen und Prozesse zu entwickeln.
Verschiedene Sichtweisen von IT und Belegschaft
Eine Studie1, die vor der Pandemie durchgeführt wurde, ergab, dass IT-Entscheidungsträger und normale Mitarbeiter unterschiedliche Ansichten haben, wenn es um digitale Lösungen geht. Laut dem von Brother in Auftrag gegebenen Quocirca Print 2025 Report glaubten nur 36 Prozent der Büroangestellten, dass das Thema Drucken bis zum Jahr 2025 sehr oder ziemlich wichtig für ihr Geschäft bleiben wird, verglichen mit 65 Prozent der IT-Entscheidungsträger.
Viele der Befragten dürften ihre Meinung geändert haben, seitdem ihnen die Möglichkeit des Druckens im Homeoffice nicht mehr zur Verfügung steht. Ob es um das Ablegen wichtiger Dokumente geht oder die Möglichkeit, mal eben schnell auf einem Blatt Papier Korrektur zu lesen, anstatt am Bildschirm, der Drucker bleibt für viele Menschen ein wichtiges Werkzeug.
Die Studie ergab auch, dass Büromitarbeiter (62 Prozent) im Vergleich zu 45 Prozent der IT-Entscheidungsträger eine weitaus größere Bedeutung bei Collaboration-Tools wie Instant Messaging, Bildschirmfreigabe und Audio- und Videokonferenzen sehen.
Auch die Meinungen der IT-Teams über Collaboration-Tools dürften sich ziemlich sicher verschoben haben, da nun jeder den Mehrwert dieser Online-Tools am eigenen Leib erfährt.
Wie wir in Zukunft drucken
Auch wenn Impfstoffe auf ein baldiges Ende der Krise hoffen lassen, werden das Leben und die Arbeit, im Büro wie Zuhause, nicht mehr wie vorher sein. Auch Unternehmen müssen sich früher oder später an die neue Normalität anpassen müssen.
Die generelle Verschiebung hin zu mehr Heimarbeit wird sich genauso wenig zurückdrehen lassen, wie virtuelle Meetings und Konferenzen. Was nicht bedeutet, dass Büros und persönliche Treffen keine Zukunft hätten. Es wird auf eine Mischung aus beidem hinauslaufen, die vor allem Flexibilität erfordert.
Für das zukünftige Drucken sollten Unternehmen die Dezentralisierung der Druckerflotte im Büro in Betracht ziehen. Auch die Ausstattung mit Druckern im Homeoffice sollte in Betracht gezogen werden. IT-Abteilungen müssen deswegen kontinuierlich mit ihren Mitarbeitern im Austausch bleiben, um Lösungen zu entwickeln, die für Unternehmen kostengünstig und am besten auf die zukünftigen Anforderungen zugeschnitten sind.
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