Home Office: So schaffen Unternehmen die idealen Bedingungen
Mehr als ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer wünschen sich, ab und zu vom Home Office aus arbeiten zu können. Etwa 40 Prozent der Unternehmen ermöglichen ihren Angestellten dieses Arbeitsmodell bereits – Tendenz steigend. Dennoch fürchten viele Chefs eine Ungleichbehandlung der Mitarbeiter, Produktivitätsverluste oder gesetzliche Hürden. Damit Arbeiten von Zuhause funktioniert, müssen beide Seiten bestimmte Regeln einhalten.
Wir stellen die Vor- und Nachteile von Home Office beziehungsweise mobilem Arbeiten vor und geben Tipps, wie Unternehmen die entsprechenden Rahmenbedingungen schaffen können.
Home Office vs. Mobile Office
Beim Home Office handelt es sich um einen etablierten Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden. Dabei rüstet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit Computer und Co. aus, damit der Arbeitnehmer, genau wie im Büro, jederzeit erreichbar ist. Oft wird der Begriff des Home Office synonym mit dem des mobilen Arbeiten verwendet. Jedoch ist der Arbeitnehmer mit einem mobilen Arbeitsplatz standortunabhängig. Er kann sowohl von zu Hause als auch aus einem Café, der Bahn oder vom Flughafen mobil arbeiten - und das zu jeder Tageszeit, solange er den Arbeitsauftrag erledigt.
Das sind die Vorteile von Home Office für Unternehmen
Manche Arbeitgeber lehnen Home Office ab, weil es ihrer Meinung nach die Produktivität senken würde. Mehrere Studien, darunter eine aktuelle Studie der Universität Stanford, belegen jedoch das Gegenteil: Arbeiten im Home Office erhöht die Produktivität um bis zu 13 Prozent. Die Angestellten arbeiten durchschnittlich 46 Stunden pro Woche – also mehr als im Büro. Sie machen weniger Pausen und konzentrieren sich besser. Störquellen wie klingelnde Telefone oder Musik aus dem Radio können sie selbst beeinflussen und gegebenenfalls abstellen.
Da Home-Office-Mitarbeiter ihr Berufs- und Privatleben besser in Einklang bringen können, sind sie zufriedener, so eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung. Unternehmen gewinnen mit der Option des mobilen Arbeitens zudem an Attraktivität gegenüber Bewerbern, die sich genau diese Art von Flexibilität wünschen.
Darüber hinaus sparen Unternehmen Kosten, etwa für Strom, Heizung oder Reinigung, da sich die mobil arbeitenden Angestellten einen Arbeitsplatz im Büro teilen können. Kollege A nutzt den Schreibtisch beispielsweise am Montag, Kollege B am Dienstag. So kombinieren sie Home Office und Shared Office. Dank moderner Kommunikationstools und VPN-Verbindungen sind die Mitarbeiter auch zu Hause gut erreichbar und können sicher mit firmeninternen Daten arbeiten. Da auch beim Drucken sensible Daten übertragen werden, die vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt werden müssen, gibt es verschiedene Maßnahmen, diese zu schützen.
Argumente gegen mobiles Arbeiten
Eine Tätigkeit im Home Office erfordert von den Angestellten viel Selbstdisziplin. Die Gefahr, in den eigenen vier Wänden verstärkt abgelenkt zu werden, ist groß. Jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin sollte selbst einschätzen können, ob Home Office ein Arbeitsmodell ist, das sich für ihn bzw. sie gut eignet. Solange es vom Arbeitgeber eine Home Office-Vereinbarung gibt, gilt diese für alle Mitarbeitende - vorausgesetzt, dass eine physische Präsenz am Arbeitsplatz nicht erforderlich ist.
Zudem beeinträchtigt mobiles Arbeiten die Kommunikation – auf beiden Seiten. Mitarbeitern fehlt der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen im Büro. Diese wiederum übersehen unter Umständen den Home-Office-Mitarbeiter, wenn es um die Arbeitsverteilung, neue Projekte oder Beförderungen geht. Auch die Mitarbeiterbindung kann unter dem mobilen Arbeiten leiden. Deshalb sind regelmäßige Präsenztage im Büro wichtig.
Tipps für Home-Office-Regelungen
Damit Home Office funktioniert, sind klare und transparente Regeln notwendig. Studien zufolge könnten 40 Prozent der Jobs von Zuhause aus erledigt werden. Damit sich einzelne Angestellte nicht benachteiligt fühlen, sollte das Unternehmen feste Kriterien für das Arbeiten von Zuhause definieren und schriftlich dokumentieren. Zu einer solchen Betriebsvereinbarung für das Home Office gehören:
- Voraussetzungen für mobiles Arbeiten hinsichtlich Position und Tätigkeit,
- ggf. die Anzahl der Präsenztage im Büro,
- tägliche Kernarbeitszeiten,
- Zeiten der Erreichbarkeit per Telefon und E-Mail.
Zudem ist das Unternehmen dafür verantwortlich, den physischen Home-Office-Arbeitsplatz auszustatten, etwa mit Laptops, Headsets, gegebenenfalls mobilen Druckern, Kommunikationssoftware oder Projektmanagement-Tools wie Microsoft Teams. Eine verschlüsselte Datenübertragung sowie VPN-Zugänge zählen zur notwendigen technischen Infrastruktur, die den Schutz sensibler Daten sicherstellt.
Offen und transparent kommunizieren
In jedem Fall ist eine offene Kommunikation wichtig, sowohl im Vorfeld als auch während des mobilen Arbeitens. Die Abläufe sollten klar strukturiert sein, damit alle Beteiligten genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Tätigkeitsberichte oder Arbeitszeitnachweise können den Unternehmen die Befürchtung vor mangelnder Produktivität nehmen.
Arbeitgeber und Angestellte können bei Bedarf eine Probezeit von einigen Monaten vereinbaren. Im Anschluss prüfen sie gemeinsam, inwieweit sich das Arbeitsmodell für den einzelnen Mitarbeiter eignet und welche Home-Office-Regelungen noch angepasst werden sollten. Darüber hinaus sollten die Angestellten bei Meetings über Telefon oder Videochat zugeschaltet werden, damit eine regelmäßige Kommunikation stattfindet.
Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, profitieren Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer von dem flexiblen Modell. Der Produktberater von Brother hilft dabei, das passende Gerät für die Arbeit im Home Office zu finden.
