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Frau in Bekleidungsgeschäft zieht Kassenbeleg aus Etikettendrucker

Kassengesetz 2020: Einführung der Belegausgabepflicht

  • 3 Minuten Lesezeit

Am 1. Januar 2020 tritt ein weiterer Teil der Kassensicherungsverordnung in Kraft. Er umfasst unter anderem eine Meldepflicht für Registrierkassen sowie zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen. Auch eine Belegausgabepflicht gilt ab 2020 branchenübergreifend. Ziel dieser Maßnahmen ist es, Steuerhinterziehung und Schwarzgeldkassen zu verhindern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wer von dem neuen Gesetz betroffen ist, was sich genau ändert und welche Ausnahmen möglich sind.

Verschärfte Aufzeichnungspflicht für Registrierkassen

Das bereits 2016 verabschiedete Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sieht vor, dass jeder einzelne Geschäftsvorgang elektronisch dokumentiert wird. Neben den abgeschlossenen gehören auch nicht abgeschlossene Vorgänge und Stornierungen dazu. Das Risiko für Datenmanipulationen soll dabei so gering wie möglich sein. In diesem Zusammenhang sind in den letzten Jahren bereits mehrere Einzelgesetze und Verordnungen in Kraft getreten. So hat das Finanzamt bereits seit 2018 das Recht, eine unangemeldete Kassen-Nachschau durchzuführen.

Betroffen vom Kassengesetz 2020 sind alle Unternehmen, die Bargeschäfte abwickeln und mit elektronischen Kassensystemen arbeiten. Hierzu zählen insbesondere der Handel und die Gastronomie, aber auch mobile Dienstleister. Einzige Ausnahme bilden Firmen mit einer offenen Ladenkasse, da hier keinerlei technische Hilfsmittel zur Anwendung kommen.

Belegausgabe für jeden Kunden

Um jeden einzelnen Geschäftsvorgang nachverfolgen zu können, muss die Kassenführung korrekt ablaufen. Das umfasst auch einen Kassenbon für jeden Kunden des Unternehmens, der entweder in Papierform oder als elektronischer Beleg in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall zur Verfügung gestellt werden muss. Der Kunde ist jedoch nicht verpflichtet, den Kassenbon mitzunehmen. Um Papier zu sparen, können Unternehmen den digitalen Kassenzettel beispielsweise per E-Mail schicken, sofern sie die Zustimmung des Kunden haben und mit den Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umgehen.

Darüber hinaus arbeiten verschiedene Start-ups an speziellen Apps, mit denen die Kunden per Near Field Communication (NFC) den digitalen Kassenbon direkt auf ihr Smartphone laden können. Bei NFC handelt es sich um dieselbe Technologie wie beim kontaktlosen oder mobilen Bezahlen.

Hand wechselt Papierrolle in mobilem Belegdrucker
Bei Belegdruckern kommt es auf Schnelligkeit an, dementsprechend müssen sich Rollen mit einem Handgriff wechseln lassen.

Quittungen richtig ausstellen

Die Kassenzettel, ob auf Papier oder digital, müssen folgende Informationen enthalten:

  • vollständige Unternehmensbezeichnung und Anschrift
  • Datum der Belegausstellung
  • Zeitpunkte, zu denen der Geschäftsvorgang begonnen und beendet wurde
  • Art und Umfang der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
  • eindeutige Transaktionsnummer
  • Entgeltsummen und Steuerbeträge für alle anzuwendenden Steuersätze
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des technischen Sicherheitsmoduls

Ausnahmen von der Belegpflicht ab 2020

In wenigen Fällen gibt es die Möglichkeit, beim Finanzamt eine Befreiung von der Belegausgabepflicht zu beantragen. Hiervon betroffen sind Unternehmen, die ihre Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkaufen. Das ist beispielsweise in Bars, Cafés oder Restaurants der Fall. Wenn der Antragsteller nachweisen kann, dass die Ausstellung eines Kassenbons pro Gast nicht zumutbar oder praktikabel ist, kommt eventuell eine Befreiung gemäß § 148 Abgabenordnung infrage. Die Entscheidung über den Antrag liegt im Ermessen des zuständigen Finanzamtes.

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