Wie funktionieren Managed Print Services?
Überlegen Sie noch, ob ein Managed Print Service das Richtige für Sie ist? Dann ist dieser Artikel genau der richtige für Sie.
Was ist ein Managed Print Service (MPS), und wie unterscheidet er sich vom reinen Kauf eines Druckers?
Meiner Ansicht nach besteht der Hauptunterschied darin, dass man den Drucker bei einem reinen Kauf selbst in Schuss halten und die Druckerpatronen und Kartuschen selbst austauschen muss, bevor Tinte und Toner leer sind. Man muss also praktisch alles selbst machen. Dagegen kümmert sich bei einem Managed Print Service oder einem Druckservice-Abonnement ein erfahrener Druckdienstleister darum, dass Ihr Gerät gewartet wird und immer alles vorhanden ist, was Sie für seinen unterbrechungsfreien Betrieb brauchen. Im Grunde lautet die Frage, ob Sie sich selbst um alles kümmern oder einen professionellen Anbieter damit betrauen wollen.
Wie funktionieren Managed Print Services für Unternehmen verschiedener Größen?
Wir von Brother legen großen Wert darauf, Services zu entwickeln, welche die Anforderungen aller Arten von Kunden erfüllen. Wir wissen, dass große Unternehmen schon seit langem Gebrauch von dieser Art von Dienstleistungen machen, und können Ihnen komplexe, kundenspezifische Lösungen anbieten, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Aber auch kleine und mittelgroße Unternehmen (KMUs) können erhebliche Vorteile aus diesem Service ziehen.
Oft brauchen Sie keine umfassende Verkaufsberatung und keine maßgeschneiderte Lösung. Deshalb bieten wir Ihnen einen einfacheren, standardisierten Service an, von dem Sie schnell und leicht profitieren können.
Welche Vorteile haben Managed Print Services für Unternehmen?
Das sind meines Erachtens vor allem drei.
Erstens werden Sie nie mehr „auf dem Trockenen sitzen“, weil Ihnen Tinte oder Toner ausgegangen sind. Das ist für Sie sicher sehr wichtig, da Stillstandszeiten, schlimmstenfalls sogar kurz vor einer wichtigen Deadline, erhebliche Probleme wie Mehrkosten und Gewinneinbußen nach sich ziehen können. Bei einem Managed- oder Abonnement-Service werden Ihnen die Verbrauchsmaterialien automatisch geliefert, bevor sie zur Neige gehen. So müssen Sie nicht mehr abschätzen, wann Sie wieder Tinte nachbestellen müssen, oder im Internet eine teure Expressbestellung aufgeben. Im Grunde müssen Sie gar nichts mehr tun. Denn Ihr Gerät wird rund um die Uhr von uns überwacht, und wir sorgen dafür, dass Ihnen Tinte und Toner nie ausgehen.
Zweitens müssen Sie Ihren Drucker nicht mehr selbst instand halten. In unserem Angebot sind Ersatzteile, Wartungsarbeiten bei Ihnen vor Ort und sogar ein gewisser Grad an vorausschauendem Service enthalten, damit Ihr Drucker stets reibungslos läuft. Außerdem unterstützen wir Sie bei der Einrichtung Ihres neuen Geräts, die manchmal gar nicht so leicht ist.
Drittens bezahlen Sie nur einen vereinbarten, gleichbleibenden. Bei einem Managed Print Service zahlen Sie pro ausgedruckter Seite, statt Hunderte von Euro für Verbrauchmaterialien auszugeben, die Sie in den nächsten Monaten vielleicht gar nicht brauchen werden. Dadurch verbessern Sie auch Ihren Cashflow, da Sie von einem standardisierten IT-Produkt zu einem verbrauchsabhängigen Modell übergehen, das besser für kleinere Unternehmen geeignet ist.
Warum sollte man sich einen Drucker nicht mehr auf herkömmliche Weise kaufen?
Es gibt inzwischen so viele verschiedene Produkte auf dem Markt, dass Sie leicht den Überblick verlieren könnten und am Ende vielleicht ein Gerät kaufen, das Ihre technischen oder kostenbezogenen Anforderungen gar nicht erfüllt. Denn nicht selten kommt einem das preisgünstigste Produkt am Ende teuer zu stehen.
Ein minderwertiges Gerät könnte zum Beispiel sehr wartungsintensiv sein. Laut statistischen Erhebungen beziehen sich die meisten Anrufe bei IT-Hotlines auf Drucker. Denn da beim Drucker Hard- und Software reibungslos zusammenspielen müssen, kommt es dort am häufigsten zu Störungen – sei es durch falsche Benutzung oder Gerätefehler. Wenn dagegen ein gewisser Grad an Instandhaltungs- und Supportleistungen in Ihrer Lösung enthalten ist, können Sie Ihre Investition auf lange Sicht schützen.
Wie lassen sich Druckkosten durch einen Managed Print Service senken?
Viele Unternehmen wissen vielleicht gar nicht, wie viel sie eigentlich für den Druck ausgeben. Hätten sie einen Managed Print Service, wüssten sie es genau. Denn durch einen MPS, erhalten Sie vierteljährlich eine Rechnung, die Sie nicht nur über die direkten Kosten Ihres Geräts informiert, sondern auch darüber, was es kostet, es zu betreiben. Und da Sie sowohl die Hardwarekosten als auch die Kosten pro ausgedruckter Seite von Anfang an kennen, wird es Ihnen leicht fallen, die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.
Außerdem werden Sie später keine böse Überraschung erleben, weil Ihnen versteckte Kosten entstanden sind. Wenn Sie keinen MPS nutzen, wissen Sie zwar vielleicht, wie viel das Gerät und der Toner kosten, aber nicht, mit welchen Liefer- oder Nachbestellungskosten Sie langfristig rechnen müssen. Oder was Sie bezahlen müssen, wenn Sie in letzter Minute Toner nachbestellen müssen.
Viele Anbieter, darunter auch Brother, wissen, dass Sie eine langfristige Verpflichtung eingehen, wenn Sie einen Service vereinbaren. Deshalb erhalten Sie Rabatte, wenn Sie sich für MPS entscheiden. So erhalten Sie die Originalverbrauchsmaterialien von Brother im Rahmen eines MPS oder Abos zum Beispiel günstiger als im Internet oder stationären Handel.
Außerdem werden Sie später keine böse Überraschung erleben, weil Ihnen versteckte Kosten entstanden sind. Wenn Sie keinen MPS nutzen, wissen Sie zwar vielleicht, wie viel das Gerät und der Toner kosten, aber nicht, mit welchen Liefer- oder Nachbestellungskosten Sie langfristig rechnen müssen. Oder was Sie bezahlen müssen, wenn Sie in letzter Minute Toner nachbestellen müssen.
Viele Anbieter, darunter auch Brother, wissen, dass Sie eine langfristige Verpflichtung eingehen, wenn Sie einen Service vereinbaren. Deshalb erhalten Sie Rabatte, wenn Sie sich für MPS entscheiden. So erhalten Sie die Originalverbrauchsmaterialien von Brother im Rahmen eines MPS oder Abos zum Beispiel günstiger als im Internet oder stationären Handel.
Welche Support- und Instandhaltungsleistungen sind in einem MPS-Paket enthalten?
Das kommt ganz darauf an, für welchen MPS-Anbieter Sie sich entscheiden. Viele Anbieter – aber definitiv nicht Brother – bieten ihren Kunden auch einfache Print-Services an, die lediglich die Verbrauchsmaterialien enthalten. Von uns erhalten Sie dagegen einen Rundum-Service, der nicht nur die Verbrauchsmaterialien selbst umfasst, sondern auch ihre automatische Lieferung und einen umfassenden sowie vorausschauenden Wartungs- und Instandhaltungs-Service.
Außerdem wird Ihr Gerät von Brother rund um die Uhr überwacht, und wenn doch einmal etwas schieflaufen sollte, erhalten Sie von unseren Technik- und IT-Experten professionellen First-Level-Support. Über ein Service-Portal können Sie auch direkt Support von ihnen anfordern, und wenn ein Problem doch einmal nicht telefonisch gelöst werden kann (was wirklich selten vorkommt), erhalten Sie innerhalb von 1 bis 3 Werktagen die notwendigen Wartungs- und Supportleistungen von uns. Und da wir uns gegen eine Return-to-base-Garantie entschieden haben, müssen Sie Ihr defektes Gerät auch nicht an den Hersteller schicken, um es von ihm begutachten zu lassen. So leistet Ihnen Brother einen hochprofessionellen, erstklassigen Support, damit Sie jederzeit ungestört drucken können.
Außerdem wird Ihr Gerät von Brother rund um die Uhr überwacht, und wenn doch einmal etwas schieflaufen sollte, erhalten Sie von unseren Technik- und IT-Experten professionellen First-Level-Support. Über ein Service-Portal können Sie auch direkt Support von ihnen anfordern, und wenn ein Problem doch einmal nicht telefonisch gelöst werden kann (was wirklich selten vorkommt), erhalten Sie innerhalb von 1 bis 3 Werktagen die notwendigen Wartungs- und Supportleistungen von uns. Und da wir uns gegen eine Return-to-base-Garantie entschieden haben, müssen Sie Ihr defektes Gerät auch nicht an den Hersteller schicken, um es von ihm begutachten zu lassen. So leistet Ihnen Brother einen hochprofessionellen, erstklassigen Support, damit Sie jederzeit ungestört drucken können.
Wie funktionieren Managed Print Services? Und wie richtet man sie überhaupt ein?
Da gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, je nach Art Ihres Unternehmens oder der von Ihnen gewünschten Lösung.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, das einen sehr standardisierten oder einfachen Service braucht, sollten Sie zuerst mit einem Vertragshändler von Brother sprechen, der Ihnen helfen wird, das richtige Produkt zu finden. Sobald Sie sich für ein Gerät entschieden haben, geben Sie einfach Ihren Namen und Ihre Lieferadresse in ein Anmeldeformular ein, und schon wird Ihnen das Gerät zugeschickt. In einer Begrüßungs-E-Mail wird Ihnen in vier einfachen Schritten erläutert, wie Sie Ihr neues Gerät installieren und mit Brothers Cloud-Netzwerk verbinden. Anschließend können Sie direkt loslegen.
Wenn Sie sich mehr FIexibilität und einen individuelleren Service wünschen, sollten Sie ebenfalls mit einem unserer Vertragshändler sprechen. Er wird Ihnen fünf oder sechs Fragen über die von Ihnen gewünschte Art von Produkt oder Installation stellen. Er kann Ihnen aber auch einen Experten schicken, der Ihr(e) Gerät(e) einrichtet und die genauen Support-Leistungen mit Ihnen bespricht. Auch hier wieder wird Ihnen Ihr neues Gerät geschickt oder gebracht und bei Ihnen vor Ort installiert und angeschlossen.
Bei beiden Optionen nutzen Sie zur Verwaltung Ihres vereinbarten Services ein Online-Portal, in dem Sie alle Rechnungsinformationen und den Lieferstatus Ihrer Verbrauchsmaterialen einsehen und sich direkt an den Anbieter wenden können, um Wartungsleistungen zu erhalten.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, das einen sehr standardisierten oder einfachen Service braucht, sollten Sie zuerst mit einem Vertragshändler von Brother sprechen, der Ihnen helfen wird, das richtige Produkt zu finden. Sobald Sie sich für ein Gerät entschieden haben, geben Sie einfach Ihren Namen und Ihre Lieferadresse in ein Anmeldeformular ein, und schon wird Ihnen das Gerät zugeschickt. In einer Begrüßungs-E-Mail wird Ihnen in vier einfachen Schritten erläutert, wie Sie Ihr neues Gerät installieren und mit Brothers Cloud-Netzwerk verbinden. Anschließend können Sie direkt loslegen.
Wenn Sie sich mehr FIexibilität und einen individuelleren Service wünschen, sollten Sie ebenfalls mit einem unserer Vertragshändler sprechen. Er wird Ihnen fünf oder sechs Fragen über die von Ihnen gewünschte Art von Produkt oder Installation stellen. Er kann Ihnen aber auch einen Experten schicken, der Ihr(e) Gerät(e) einrichtet und die genauen Support-Leistungen mit Ihnen bespricht. Auch hier wieder wird Ihnen Ihr neues Gerät geschickt oder gebracht und bei Ihnen vor Ort installiert und angeschlossen.
Bei beiden Optionen nutzen Sie zur Verwaltung Ihres vereinbarten Services ein Online-Portal, in dem Sie alle Rechnungsinformationen und den Lieferstatus Ihrer Verbrauchsmaterialen einsehen und sich direkt an den Anbieter wenden können, um Wartungsleistungen zu erhalten.
Lässt sich ein MPS-Vertrag nachträglich an veränderte Anforderungen anpassen?
Vielleicht haben Sie ja schon ein Gerät von Brother, aber ohne Managed Print Service. Um diesen Service nachträglich zu nutzen, können sich sich einfach an Ihren Fachhändler werden. Sollten sich Ihre geschäftlichen Anforderungen jedoch geändert haben und Sie eine andere Art von Service wünschen, können Sie sich ebenfalls an Ihren Vertragshändler von Brother wenden, damit wir Ihren Service nach Ihren Wünschen anpassen.
Welche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz sensibler Daten sind in Ihrem Managed Print Service enthalten?
Unternehmen aller Größen sorgen sich um die Sicherheit ihres IT-Netzwerks. Ein verwalteter Druck-Service kann ihnen diese Sorgen gleich auf mehrfache Weise zerstreuen.
Das fängt schon damit an, dass genau geregelt wird, wie der Druck im Unternehmen organisiert ist. Dabei gehen Sie von einer Druckumgebung, in der Geräte regelmäßig ausfallen oder Drucker unterschiedlicher Marken im selben Netzwerk miteinander verbunden sind, zu einer Lösung über, bei der Ihr ganzer Druck von einem einzigen professionellen Anbieter „gemanagt“ wird. Dieser stellt Ihnen verlässliche Geräte und Services bereit. Außerdem wird eine Sicherheits-Richtlinie über diesen Teil Ihres Netzwerks und seine Verwendung eingeführt.
Zweitens können Sie mit Managed Print Service von Brother auch verschiedene Dokumentenmanagementlösungen hinzufügen. So können Sie jederzeit genau kontrollieren, wie Dokumente ausgegeben werden, damit zum Beispiel besonders sensible Informationen nur von bestimmten Personen auf eine bestimmte Weise abgerufen und ausgedruckt werden können. So können Sie genau steuern, wie Ihre Dokumente verwendet werden.
Unternehmen drucken zwar heute im Schnitt weniger Dokumente aus als früher, aber die, die sie ausdrucken, enthalten mit höherer Wahrscheinlichkeit sensible Daten. Und aus diesem Grund wünschen sich viele Unternehmen einen größeren Schutz ihrer Dokumente.
Das fängt schon damit an, dass genau geregelt wird, wie der Druck im Unternehmen organisiert ist. Dabei gehen Sie von einer Druckumgebung, in der Geräte regelmäßig ausfallen oder Drucker unterschiedlicher Marken im selben Netzwerk miteinander verbunden sind, zu einer Lösung über, bei der Ihr ganzer Druck von einem einzigen professionellen Anbieter „gemanagt“ wird. Dieser stellt Ihnen verlässliche Geräte und Services bereit. Außerdem wird eine Sicherheits-Richtlinie über diesen Teil Ihres Netzwerks und seine Verwendung eingeführt.
Zweitens können Sie mit Managed Print Service von Brother auch verschiedene Dokumentenmanagementlösungen hinzufügen. So können Sie jederzeit genau kontrollieren, wie Dokumente ausgegeben werden, damit zum Beispiel besonders sensible Informationen nur von bestimmten Personen auf eine bestimmte Weise abgerufen und ausgedruckt werden können. So können Sie genau steuern, wie Ihre Dokumente verwendet werden.
Unternehmen drucken zwar heute im Schnitt weniger Dokumente aus als früher, aber die, die sie ausdrucken, enthalten mit höherer Wahrscheinlichkeit sensible Daten. Und aus diesem Grund wünschen sich viele Unternehmen einen größeren Schutz ihrer Dokumente.
Wie unterstützen MPS Unternehmen im Umgang mit hybriden Arbeitsmodellen?
Inzwischen arbeiten viele Menschen an mehreren Orten. Um sie bestmöglich dabei zu unterstützen, haben wir Lösungen entwickelt, die sie bei der Fernarbeit ebenso produktiv machen wie im Büro. Dafür stellen wir Ihnen die unterschiedlichsten Geräte bereit, zu denen auch kleine, kompakte Drucker fürs Homeoffice gehören. In puncto Service bieten wir Ihnen größtmögliche Flexibilität beim Management Ihrer Druckmengen über verschiedene Standorte hinweg. So stellen wir Ihnen für jedes Gerät an jedem beliebigen Ort automatisch genau die Verbrauchsmaterialien und Abrechnungsinformationen bereit, die Sie benötigen. Außerdem können Sie es Ihren Mitarbeitern erlauben, Druckaufträge von zu Hause aus zu erteilen und die ausgedruckten Dokumente später im Büro abzuholen. All diese Lösungen sind in unserem Angebotsspektrum enthalten, damit wir Ihnen das Paket zusammenstellen können, das all Ihre Anforderungen erfüllt.
Erhält man durch verwaltetes Druckmanagement (MPS) vollen Überblick über die Druckernutzung und Druckkosten?
Diese grundlegende Anforderung eines professionellen Druck-Services sollte jeder Anbieter erfüllen, um überhaupt in die engere Wahl zu kommen. Und natürlich ist dieser Leistungsbestandteil, der für kleinere Unternehmen oft besonders wichtig ist, in allen Managed Print Services von Brother enthalten.
Diese Art von Transparenz liegt uns besonders am Herzen, weil Sie sie beim herkömmlichen Kauf eines Druckers nicht bekommen. Sicher fragen Sie sich auch öfters: Wie lange ist der Toner schon im Gerät? Was hat die Kartusche gekostet? Wo haben wir sie gekauft? Wie oft mussten wir schon die Dienste eines Technikers in Anspruch nehmen, um das Gerät zu reparieren? Wenn Sie einen Managed Print Service verwenden, melden Sie sich einfach im Portal an und bekommen all diese Fragen beantwortet. So erhalten Sie auch einen klaren Überblick über die Kosten, die Ihnen durch Ihren Service entstehen, und können sich sicher sein, dass es bei diesen Kosten bleibt.
Diese Art von Transparenz liegt uns besonders am Herzen, weil Sie sie beim herkömmlichen Kauf eines Druckers nicht bekommen. Sicher fragen Sie sich auch öfters: Wie lange ist der Toner schon im Gerät? Was hat die Kartusche gekostet? Wo haben wir sie gekauft? Wie oft mussten wir schon die Dienste eines Technikers in Anspruch nehmen, um das Gerät zu reparieren? Wenn Sie einen Managed Print Service verwenden, melden Sie sich einfach im Portal an und bekommen all diese Fragen beantwortet. So erhalten Sie auch einen klaren Überblick über die Kosten, die Ihnen durch Ihren Service entstehen, und können sich sicher sein, dass es bei diesen Kosten bleibt.
Wie werden sich MPS weiterentwickeln, um neuen Drucktechnologien und -praktiken gerecht zu werden?
Wir arbeiten ständig daran, unser Angebot zu verbessern, um den Bedürfnissen und Wünschen all unserer Kunden – auch und vor allem kleiner Unternehmen – gerecht zu werden. Aus Erfahrung wissen wir, dass sich kleinere Unternehmen oft eine verbrauchsabhängige IT wünschen, um nur für die Produkte und Dienstleistungen bezahlen zu müssen, die sie wirklich in Anspruch nehmen. Schließlich wollen sie ja nicht Tausende von Euro für IT-Produkte ausgeben, die sie vielleicht nie verwenden werden. Deshalb passen wir unser Angebot ständig an, um die ideale Lösung für sie zu finden.
Dabei haben wir beispielsweise den ganzen Prozess der Entscheidungsfindung vereinfacht. Nun müssen KMUs nicht mehr 20 Minuten Zeit aufwenden, um uns mitzuteilen, wie ihr nächster Print-Service aussehen soll, sondern nur noch 2 Minuten.
Außerdem investieren wir momentan stark in neue Technologien, vor allem Cloud-Technologie zur Unterstützung unserer Drucker. Das ist für viele Unternehmen wichtig, die aufgrund des Unternehmenswachstums ihren Standort wechseln müssen. Deshalb können sie mit einer standortgebundenen Software oft nicht so viel anfangen. Eine Cloud-Lösung ist in diesem Kontext besser geeignet, da sie es erlaubt, ein Gerät woanders zu platzieren, ohne weitere umfassende Anpassungen vornehmen zu müssen. Wir können ihre Geräte also unabhängig von ihrem Standort unterstützen.
Dabei haben wir beispielsweise den ganzen Prozess der Entscheidungsfindung vereinfacht. Nun müssen KMUs nicht mehr 20 Minuten Zeit aufwenden, um uns mitzuteilen, wie ihr nächster Print-Service aussehen soll, sondern nur noch 2 Minuten.
Außerdem investieren wir momentan stark in neue Technologien, vor allem Cloud-Technologie zur Unterstützung unserer Drucker. Das ist für viele Unternehmen wichtig, die aufgrund des Unternehmenswachstums ihren Standort wechseln müssen. Deshalb können sie mit einer standortgebundenen Software oft nicht so viel anfangen. Eine Cloud-Lösung ist in diesem Kontext besser geeignet, da sie es erlaubt, ein Gerät woanders zu platzieren, ohne weitere umfassende Anpassungen vornehmen zu müssen. Wir können ihre Geräte also unabhängig von ihrem Standort unterstützen.
Eine letzte Anmerkung...
Ich wünschte, viel mehr kleine und mittelgroße Unternehmen wüssten, dass es MPS gibt! Leider wissen viele kleine Unternehmen zwar, welche Vorteile mit IT-as-a-Service verbunden sind, aber nicht, dass diese Option auch für generischere, kostengünstigere Hardware zur Verfügung steht. Wüssten sie das, würden sie vielleicht nicht mehr alle zwei bis drei Jahre einen neuen Drucker kaufen, weil der alte ausgefallen ist, sondern sich gleich für einen Managed Print Service entscheiden, um mittel- bis langfristig erhebliche Kosten zu sparen und viele andere Vorteile zu genießen.
Na, sind Sie bereit loszulegen? Dann füllen Sie einfach unser kurzes Kontaktformular aus, und lassen Sie sich von uns Ihre perfekte Managed-Print-Lösung zusammenstellen!
