Wie Sie standortübergreifend Ihre Drucker verwalten können
Die Verwaltung von Druckern über mehrere Standorte hinweg kann sich selbst für die modernsten Unternehmen schwierig gestalten.
Da es bei der Verwaltung von Druckern so viel zu berücksichtigen gibt (von der Art der verwendeten Hard- und Software bis hin zu den Menschen, die sie benutzen), ist eine detaillierte und wirksame Strategie, die konsequent umgesetzt wird, unumgänglich. In diesem Artikel führen wir Sie in die Thematik ein und geben Ihnen alles mit, das Sie benötigen, wenn sie standortübergreifend Ihre Drucker verwalten möchten.
1. Drucker verwalten: Definition der Anforderungen
Um sich bestmöglich vorzubereiten, sollten Sie schon im Vorfeld möglichst viele Ihrer Anforderungen zusammentragen, damit Ihr MPS-Anbieter später eine umfassende Lösung finden kann, die Ihre konkreten Bedürfnisse erfüllt. Dabei spielt es beispielsweise eine Rolle, mit welcher Software Ihr Service interagieren muss und was Ihre wichtigsten geschäftlichen Abläufe sind. Indem Sie sich schon im Vorfeld eine Liste Ihrer konkreten SLA-Anforderungen, Meilensteine und Dokumentationspflichten zusammenstellen, können Sie später Probleme mit Ihren Drucklösungen weitestgehend ausschließen.
2. Die richtige Druckergröße für jeden Standort finden
Auch wenn Sie mit MPS für die standortübergreifende Einheitlichkeit Ihrer Services sorgen können, wird wohl nicht in jeder Niederlassung gleich viel Platz zur Verfügung stehen. Da ein Drucker, der für die Räumlichkeit(en) zu groß oder klein ist, die Produktivität erheblich verringern kann, sollten Sie sich schon zu Beginn Gedanken darüber machen, wie viel Raum er an seinem späteren Standort einnehmen soll und wie Sie ihre Drucker verwalten möchten. Denn sobald Sie dies konkretisiert haben, können Sie alle Anforderungen für jede Niederlassung aufstellen. Unsere Experten von Brother geben Ihnen diesbezüglich wertvolle Hinweise und führen Überprüfungen zu mehreren Standorten und zahlreichen Geräte durch, um sicherzustellen, dass die Drucker dort aufgestellt werden, wo es am effizientesten ist.
3. Analysen durchführen
Ein Managed Print Service sollte an möglichst vielen Orten effizienzsteigernd sein – vor allem, was die Zeit und die Leistungen Ihrer Mitarbeiter angeht. Ein guter Anbieter wird schon in der Prüfungsphase sicherstellen, dass Sie Ihre Druckanforderungen nicht überspezifizieren und sich unnötige Kosten aufbürden. So könnte es beispielsweise sein, dass ein Multifunktionsgerät mit vielen Endbearbeitungsoptionen Benutzer, die nur einfache Druckaufgaben und geringe Vorkenntnisse haben, unnötig verwirrt und aufhält. So kann es wiederkehrend sehr herausfordernd sein, den Drucker zu verwalten. Durch Analysen und Benutzerakzeptanztests können Sie kostensparende Ideen sammeln und sicherstellen, dass die Bedürfnisse jedes Einzelnen in Ihrem Unternehmen erfüllt werden. Dank Brothers kundenspezifischer Herangehensweise an die Findung von Druckmanagement-Lösungen erhalten Sie stets die Leistungen, die Sie brauchen, ohne unnötige Funktionen bezahlen oder Zeit in nutzlose Schulungen investieren zu müssen.
4. Dokumentieren, neu konfigurieren und Drucker verwalten
Mithilfe der richtigen Druckmanagementsoftware können Sie an all Ihren Standorten Ihre Drucker verwalten und lückenlos überwachen. So können Sie den Überblick über Ihre Verfügbarkeiten und Kosten behalten und sicherstellen, dass alles glatt läuft. Ein riesiger Vorteil des Druckmanagements besteht darin, dass es sich selbst bezahlt macht. Das heißt: Je mehr Sie durch die Berichtslegung lernen, desto eher können Sie Ihren Service so umgestalten, dass er sowohl leistungsfähiger als auch kostengünstiger wird. Druckmanagementsoftware kann Ihnen aber auch helfen, Ihre Druckerflotte besser zu kontrollieren. Mit den Funktionen, die sie Ihnen bietet, können Sie Genehmigungen (wie etwa für den Farbdruck zu bestimmten Zeiten im Jahr) von Ihrem Zentralbüro aus erteilen und anpassen.
5. Jeden Standort umfassend schützen
Der Umgang mit und die Weiterleitung von vertraulichen persönlichen Dokumenten kann weitreichende Sicherheits- und Datenschutzprobleme mit sich bringen. Wenn Sie einen Managed Print Service mit der Fähigkeit wählen, Dokumente nach dem Digitalisieren direkt in sichere Netzwerkordner zu übertragen, können Sie eine lückenlose Geheimhaltung sicherstellen. Dadurch vermeiden Sie auch die Kosten und Risiken, die mit der Versendung sensibler Dokumente per Post oder E-Mail von einem Standort zum anderen verbunden sind. Brother kann sogar maßgeschneiderte Workflow-Buttons erstellen, auf die direkt vom Touchscreen des Gerätes aus zugegriffen werden kann, um diesen Prozess zu beschleunigen.
Sie sollten jedoch auch Drucklösungen nutzen, die es Ihnen erlauben, die Zugänglichkeit bestimmter Funktionen auf bestimmte Geräte zu beschränken und so Cyberangriffe von außen zu verhindern. Diese Optionen können Sie mit dem sogenannten Pull Printing umsetzen, bei dem Dokumente erst dann freigegeben werden, nachdem sich der Benutzer mit einem Ausweisdokument oder einer persönlichen PIN authentifiziert hat. Dadurch vermeiden Sie nicht nur Ausschuss, sondern können auch die Nutzungsprofile überwachen, sodass Sie jeden Seitenausdruck an jedem Standort nachvollziehen können.
Mit dem richtigen Partner gemeinsam vorbereiten
Auch wenn Ihr ganzes Unternehmen von einem Managed Print Service profitieren wird, ist die richtige Vorbereitung für eine erfolgreiche Einführung unerlässlich. Und für eine solche Vorbereitung brauchen Sie den richtigen Partner. Sie brauchen jemanden, der alles daran setzt, die genauen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erkennen und eine einzigartige Lösung zu finden. Außerdem sollte er Ihnen die notwendige Unterstützung bieten, wenn beim Drucker verwalten Fragen aufkommen sollten. Später muss dieser Ihnen zur Seite stehen, wenn Sie Ihren Service anpassen und optimieren wollen. Diesen Prozess beginnen wir von Brother mit einem strukturierten Gespräch mit einem unserer Spezialisten für Managed Print Services, damit Sie direkt loslegen können.
Brother stellt Technologielösungen für Unternehmen aller Größen und unterschiedlichster Branchen bereit. Unser dreistufiges Konzept der Prüfung, des Übergangs und der Optimierung im Bereich Managed Print Services verhilft gerade Unternehmen mit mehreren Standorten zu Effizienz- und Produktivitätssteigerungen. Ergänzt wird all das durch unsere beispiellose Hingabe an den persönlichen Service und Support und das Verwalten von Drucker.
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