E-Akte: Warum Scan-Prozesse für Behörden so wichtig sind

Denn diese ist eine wichtige Voraussetzung, um über Onlineverwaltungsportale digitale Verwaltungsleistungen anbieten zu können. Mit ihr lassen sich Scans von Ausweisen und andere digitale Dokumente ordnungsgemäß in der Bundes-Cloud ablegen. Doch bis jetzt haben noch längst nicht alle Bundes- und Landesbehörden oder gar Kommunen ihre Verwaltung digitalisiert und bieten entsprechend nur eingeschränkt digitale Verwaltungsleistungen an.

Welche Funktionen haben E-Akten und der Dienst „E-Akte Bund“?

In einer E-Akte legen Behörden alle relevanten digitalen Dokumente zu einem Vorgang nachvollziehbar und strukturiert ab. Als digitaler Aktenschrank für E-Akten fungiert der Dienst „E-Akte Bund“ in der Bundes-Cloud. Dieser stellt Behörden den Basisdienst zur ordnungsgemäßen digitalen Ablage von E-Akten zur Verfügung. Darüber hinaus bietet die Plattform Funktionalitäten zur Zusammenarbeit und zur Unterstützung von Vorgangsbearbeitungen und Fachverfahren.  

Die Vorteile von E-Akten in der Bundes-Cloud

• Bearbeitung ohne Medienbrüche 
• Leichter Zugang zu Informationen und Vorgängen 
• Ressourcenschonendes Arbeiten 
• Verfügbarkeit von Schriftgut jederzeit und ortsunabhängig 
• Verkürzung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten

E-Akte: Stand der Dinge 2023

Die E-Akte wurde seit Ende 2018 in fünf Pilotbehörden eingeführt und seit 2020 sukzessive in anderen Behörden etabliert. Bis 2024 sollen alle 200 Bundesbehörden umgestellt sein. 

Immerhin steht die zugrunde liegende Infrastruktur der Bundes-Cloud bereits. Seit 2021 ist es zum Beispiel möglich, vertrauliches VS-NfD-Schriftgut (VS-NfD: „Verschlusssachen – Nur für den Dienstgebrauch“) in der „E-Akte Bund“ sicher abzulegen und zu verarbeiten. Zudem verkündete der Bundesjustizminister kürzlich, dass sein Ministerium seit Ende 2022 „bei hundert Prozent digitaler Aktenführung“ läge und als erstes Haus digitale Workflows etabliert habe. Auch einen mobilen Client gibt es bereits für den Zugriff über ein registriertes Smartphone auf E-Akten in der Bundes-Cloud.  

Digitalisierung von Dokumenten als Grundvoraussetzung 

Damit das digitale Ablegen von Verwaltungsvorgängen gelingt, müssen alle Unterlagen dazu möglichst ohne Medienbruch in digitaler Form vorliegen. Das heißt, die Eingangspost muss sofort am Posteingang digitalisiert und zum Beispiel per E-Mail verteilt werden. Vorhandene Unterlagen in Papierform müssen ebenfalls digitalisiert und in E-Akten abgelegt werden.  

Hierbei ist es wichtig, dass eine Synchronisierung von Dokumenten und Vorgängen in Papier- und digitaler Form erfolgt, wobei sich zur Identifizierung wie bisher Aktenzeichen anbieten. 

Um nachträgliche Veränderungen auszuschließen oder nachvollziehen zu können, bekommen die Dokumente zudem einen Zeitstempel sowie einen Barcode mit der eindeutigen Dokumentennummer (Aktenzeichen). Darüber hinaus benötigen die digitalen Dokumente Signaturen. Öffentliche Urkunden lassen sich zum Beispiel über den Transfervermerk, der den Scanvorgang dokumentiert, und eine qualifizierte elektronische Signatur beglaubigen. Für die Signaturen sind – je nach Vertraulichkeit – vier Stufen vorgesehen. Signatur und Transfervermerk mit Zeitstempel sowie Barcode lassen sich beim Scannen entweder als Imprint auf dem Dokument anbringen oder über ein zusätzlich angehängtes Dokument.  

Für das rechtssichere Scannen gilt die Technische Richtlinie „Ersetzendes Scannen“ (TR-03138 RESISCAN) des BSI. Ersetzendes Scannen bedeutet, dass die digitale Form das Papierdokument ersetzt, während die Papierform zerstört und entsorgt wird. Elektronisch signierte Objekte erfordern gemäß TR RESISCAN außerdem eine geeignete Langzeitspeicherung, die sich nach den Vorgaben der TR-03125 des BSI richtet. Diese lässt sich in den Metadaten des Dokuments hinterlegen. 

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Technische Anforderungen an Behörden-Scanner 

Die entsprechend netzwerkfähigen Scan-Geräte müssen für die Zeiten mit maximalem Posteingang ausgelegt sein und folgende Anforderungen erfüllen:

• Format: ISO-normkonformes PDF/A  
• Auflösung: Die Auflösung des Dateiformats muss eine OCR-Umwandlung ermöglichen, um die Inhalte des Dokuments mittels Volltextrecherche finden zu können beziehungsweise Textteile in selbst erstellte Schreiben übernehmen zu können. 
• Farbe/Graustufen: Die inhaltliche und bildliche Übereinstimmung setzt keine 
  Farbscans voraus. Scannen mittels Graustufen soll deshalb grundsätzlich ausreichen, wenn sich der Inhalt des Dokuments eindeutig interpretieren lässt. Das spart zudem Speicherplatz. Farbscans sind nur bei farblicher Darstellung relevanter Inhalte notwendig. 

In jedem Fall darf auf einen Farb-Scan nicht verzichtet werden, wenn die Farbe eine rechtliche Bedeutung hat. 

Wichtige Sicherheitsvorkehrungen

• Verfälschungssicheres Scannen: Kompressionsverfahren wie „Symbol Coding“ und bildverändernde Algorithmen lassen sich deaktivieren. 
• Datenschutz: Das Gerät ermöglicht ein nicht rekonstruierbares Löschen von Daten auf den internen Datenträgern nach der Datenübertragung, nach dem Abschalten und bei Außerbetriebnahme. 
• IT-Security: Es ermöglicht keine manipulativen Veränderungen der Firmware, der Zugriff ist durch eine Benutzerauthentifizierung wie eine PIN abgesichert und das Gerät überträgt das Scan-Ergebnis mit einer Transportverschlüsselung (zum Beispiel SSL).  
• Handhabung: Der Scanner erkennt automatisch Leerseiten sowie fehlerhafte Scans (zum Beispiel unlesbare Seiten durch Überbelichtung) und gibt eine Warnmeldung aus, wenn ein Dokument im Gerät vergessen wurde. Darüber hinaus verfügt das Gerät über leistungsfähige, aber abschaltbare Bildoptimierungsfunktionen und beherrscht schnelle Scan-Vorgänge (etwa das beidseitige Scannen von 80 Bildern/s oder 20 Seiten farbig in maximal 60 Sekunden bei Stapeleinzug).

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