Diese Alternativen gibt es für die abgekündigten DATEV Scandienste
Zum 1. Oktober 2022 können Steuerkanzleien und Unternehmen, die DATEV für die Finanzbuchhaltung nutzen, ihre Belege nicht mehr per Scanmodul oder per Online-Upload einscannen. Der Anbieter verweist auf ein paar alternative kostenlose sowie kommerzielle Scanverfahren. Da aber selbst die vermeintlich kostenlosen Varianten nicht gebührenfrei sind, lohnt sich ein Blick auf die ganze Vielfalt.
Nachdem der Markt mittlerweile zahlreiche leistungsfähige Geräte mit Scanfunktion bereithält, sieht DATEV keine Notwendigkeit mehr, eine eigene hersteller- und technologieübergreifende Scanlösung anzubieten. Wer bisher das Scanmodul innerhalb des DATEV-Belegtransfers genutzt hat, kann künftig zum Beispiel einfach die standardmäßig integrierte Scansoftware seines Scanners oder Multifunktionsgeräts dafür nutzen. Zudem lassen sich die gescannten Dokumente auch per Upload Mail in „Unternehmen online“ hochladen. Ähnliches gilt für Upload Mobil. Hier nutzen Anwender die Kamerafunktion eines mobilen Endgeräts für den Scanvorgang und speichern die Datei dann in dem entsprechenden Verzeichnis in „Unternehmen online“.
Was Sie bei den kostenlosen Varianten bedenken sollten
Für all diese Upload-Varianten benötigt die Steuerkanzlei oder die Buchhaltung einer Firma einen Account für „Unternehmen online“ mit den Standardrechten für Belege, eine personalisierte DATEV-Smartcard und einen personalisierten Zugang per mIDentity oder SmartLogin. Dafür verlangt DATEV Gebühren. Zudem sind für jede Person im Unternehmen, die auf „Unternehmen online“ Dokumente abspeichern möchte, eigene Authentifizierungs-Tools nötig. Die Person hat damit Zugriff auf alle dort hinterlegten Dateien. Allerdings lassen sich an dieser Stelle die Berechtigungen für eine Firma nicht weiter untergliedern. Allein aus diesem Grund sind diese Upload-Varianten für größere Unternehmen nicht empfehlenswert.
Wenn Sie nur einen Scanner suchen
Die für DATEV angebotenen reinen Scanlösungen sind ebenfalls für „Unternehmen online“ konzipiert und verwenden für den Belegtransfer die gleichen Authentifizierungs- und Upload-Verfahren.
Folgende Anforderungen stellt DATEV an Scanner:
- Scangeschwindigkeit ab 25 Blätter pro Minute
- Stapeleinzug (ADF), ca. 50 Blatt
- Format DIN A4, mit Option zum Einzug kleinerer Dokumente wie Kassenbelege
- Duplex-Scan
- Funktion zur Optimierung der Bildqualität (optional)
Die Dateien sollen:
- gut lesbar sein,
- für eine gescannte DIN-A4-Seite etwa 50 bis 100 KByte benötigen,
- im PDF- oder TIF/TIFF-Format gespeichert werden,
- möglichst schwarz-weiß sein sowie
- eine Auflösung von etwa 300 dpi besitzen.
Wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt, ist zudem eine vollständige Farbwiedergabe notwendig. Das trifft beispielsweise zu, wenn im Dokument Minusbeträge rot gekennzeichnet oder unterschiedlich farbige Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke enthalten sind.
Die Brother Dokumentenscanner ADS-4100, ADS-4300N, ADS-4500W, ADS-4700W und 4900W erfüllen die Anforderungen für Scans zum DATEV „Unternehmen online“ Upload.
Wenn die Lösung mandantenfähig sein soll
Darüber hinaus sind mandantenfähige Digitalisierungslösungen für Steuerkanzleien oder die Buchhaltung größerer Unternehmen verfügbar. In diesem Fall benötigt nur eine Person in der Steuerkanzlei oder in der Buchhaltung einen direkten Zugang auf „Unternehmen online“ sowie die zugehörigen Authentifizierungs-Tools.
Die 360° Digitalisierungslösung von Digi-Bel beispielsweise nutzt Dokumentenscanner sowie BSI-fähige Multifunktionsgeräte von Brother, die über die integrierte programmierbare Schnittstelle Brother Solutions Interface (BSI) in diese Lösung integriert sind. So können Anwender über den angepassten Digi-Bel-Touchscreen zwischen verschiedenen Belegtypen wie Kassenbeleg und dem Rechnungsausgang wählen und diese einscannen. Der Scanner lädt die Dokumente dann direkt und verschlüsselt über seine Digi-Bel-Schnittstelle in die DATEV-basierte Austauschplattform mit dem Steuerberater. Dafür ist keine Authentifizierung per Smartcard notwendig. Die automatische Zuordnung zu einem Mandanten sowie die Belegspezifizierung spart Steuerkanzleien Zeit, weil die hochgeladenen Dokumente gleich am richtigen Platz liegen. Die Mandanten benötigen dafür übrigens keinen eigenen Account für „Unternehmen online“. Für das Upload reicht es, wenn die Steuerkanzlei über diesen verfügt.
Wie Sie per QR-Code Scans automatisch zuordnen
Bei Kleinstunternehmen rechnen sich Scanner vor Ort oft nicht. Hier scannt die Kanzlei oft Stapel an Belegen mehrerer Mandanten und lädt sie auf die DATEV-Plattform. Ähnliches gilt für Buchhaltungsabteilungen, die Belege von verschiedenen Unternehmensbereichen und Kostenstellen erhalten. Um hier Zeit zu sparen, stellt die Digi-Bel-Lösung QR-Codes mit Informationen zum Mandanten und den Belegtypus zur Verfügung, mit denen das Personal die Belege vor dem Scannen kennzeichnen kann. Die QR-Codes werden auf kleine Etiketten gedruckt und jeweils auf die erste Seite eines Dokuments geklebt. Damit sind diese automatisch separiert und erscheinen in der DATEV-Cloud gleich im Archiv des angegebenen Mandanten unter den jeweiligen Belegtypen.
Wie Sie ohne Systembruch sicher kommunizieren
Alternativ zum direkten Upload kann ein Multifunktionsgerät die Dokumente auch sicher per E-Mail über einen DATEV-Client in Microsoft Outlook an die Buchhaltung zur Prüfung senden. Von dort gehen sie dann ebenfalls abgesichert durch den DATEV-Client weiter an die Steuerkanzlei. Zudem stehen eine App für den mobilen Upload sowie ein Tool für Online-Chats zur Verfügung.
Steuerkanzlei und Mandanten kommunizieren dabei immer in der abgesicherten DATEV-Umgebung des Digi-Bel-System miteinander und tauschen dort Dokumente aus, ohne dass ein zusätzliches Programm oder ein weiteres Gerät dafür notwendig wäre.
Ergänzend dazu bietet die Lösung ein Online-Dokumentenmanagementsystem an, in dem Belege und andere Dokumente GoBD1-konform gespeichert und revisionssicher archiviert werden können.
Für Mandanten kostet das 360°-Digitalisierungssystem meist nicht mehr als der Account für „Unternehmen online“ mit den Authentifizierungs-Tools. Kanzleien zahlen eine monatliche Lizenzgebühr. Sie sparen sich viel Zeit und arbeiten in einer sicheren Kommunikationsumgebung.
Weitere Informationen zur 360° Digitalisierungslösung von D² und Brother finden Sie hier:
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