Neue XNotar Software verursacht Scanfehlermeldung

NotarNet, eine Tochtergesellschaft der Bundesnotarkammer, hat Anfang 2021 eine neue Software-Version von XNP und XNotar veröffentlicht. Mit dieser können Notariate nun webbasiert auf Daten und Register der Bundesnotarkammer zugreifen. Beim Einsatz des neuen XNotar kann es jedoch zu Formatproblemen bei gescannten Dokumenten kommen, welche in die Register hochgeladen werden. Damit das Scannen von Dokumenten weiterhin reibungslos funktioniert, hat Brother spezielle Anpassungen an seiner Firmware für Multifunktionsdrucker und an der Software ControlCenter4 vorgenommen. Beide Lösungen können von betroffenen Notarbüros über die Brother Hotline individuell angefragt werden.

Firmware-Update anfragen

Elektronischer Rechtsverkehr beschleunigt Recherchen

Die XNotar Software ermöglicht Gerichten, Rechtsanwälten und Notaren einen schnellen Zugriff auf verschiedene Register und die IT-Plattform der Bundesnotarkammer. Dazu zählt etwa das Zentrale Vorsorgeregister (ZVR), in dem Patientenverfügungen, Betreuungsvollmachten und ähnliche Dokumente zentral gespeichert sind, sodass Amtsgerichte oder Kliniken bei Bedarf sofort Zugang erhalten. Im Zentralen Testamentsregister (ZTR) liegen hingegen Erbverträge und Testamente. So erfährt ein Nachlassgericht nach einem kurzen Online-Check, ob ein Verstorbener ein entsprechendes Dokument hinterlegt hat. Das beschleunigt Erbschaftsangelegenheiten ungemein.

Umfassender Schutz sensibler Daten 

Diese und weitere Datenbanken, in die Notare Verträge oder Urkunden hochladen, enthalten hochsensible Personendaten. Deshalb gelten für die Notar-Software höchste Sicherheitsmaßstäbe. Der Zugriff auf die sensiblen Informationen gelingt nur mit einer speziellen Registerbox, die NotarNet bereitstellt. Voraussetzung ist ein Notar-Account der Bundesnotarkammer. Die Kommunikation von Notaren mit Gerichten, Behörden und anderen Institutionen erfolgt durchgängig verschlüsselt und benötigt eine Authentifizierung. Alle Geräte und Systeme müssen der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) entsprechen.

Signaturkarte ersetzt das notarielle Siegel

Die neue Notar-Software besteht aus der Basisanwendung XNP, die für Notare kostenlos ist. Sie enthält unverzichtbare Komponenten für den elektronischen Rechtsverkehr. Dazu zählen zum Beispiel ein entsprechend abgesichertes „besonderes elektronisches Notarpostfach“ (beN) sowie das Signatur-Modul. In Kombination mit einer Signierkarte und einem Kartenlesegerät ersetzen sie online das notarielle Siegel mit Unterschrift. Hinzu kommen weitere Elemente für das Dokumentenmanagement oder für den Zugriff auf das ZTR, das ZVR und das Schiffsmelderegister. 

Zugriff auf Handelsregister und Grundbücher

Darüber hinaus lässt sich XNP durch die kostenpflichtige Software XNotar erweitern. Diese ist in XNP eingebettet und bietet derzeit zwei Zusatzmodule für den direkten elektronischen Zugang auf die öffentlichen Handels- und Grundbuchregister, um dort Änderungen in Einträgen zu ermöglichen.

Mehr Effizienz im Alltag

XNP und XNotar vereinfachen die Arbeit der Notariate erheblich. Die aktuellen Versionen sind zudem noch stärker vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die webbasierte Software wird jetzt zentral administriert und ermöglicht so automatische Updates für alle Notariate. Außerdem verfügt NotarNet über Single Sign-on und eine zusätzliche Authentifizierung. So können nun parallel mehrere Personen auf unterschiedliche Register zugreifen und müssen sich beim Wechsel auf ein anderes Register nicht noch einmal separat dafür anmelden.

Formatprobleme beim Scannen

Neben zahlreichen Vorteilen hat die neue Software-Version bei einem wichtigen Arbeitsschritt im Notariat – dem Scannen – jedoch plötzlich Probleme verursacht: Wenn ein Papierdokument in ein Register der Bundesnotarkammer hochgeladen werden soll, muss es dazu eingescannt werden. Dann kann das Notariat in XNP aus verschiedenen Quellen einen Vorgang mit verschiedenen PDF-Dokumenten zusammenstellen. Im nächsten Schritt folgt die Signierung über die Karte. Daraufhin konvertiert die Software die Dateien in das vorgeschriebene PDF/A-Format, bevor sie im entsprechenden Register der Bundesnotarkammer landen und dort als Einträge einsehbar sind.

Doch bei der neuen Version treten nach dem Scannen plötzlich Fehlermeldungen auf, weil XNP fordert, dass die gescannten Dokumente exakt das DIN-A4-Format einhalten. Jedoch kann es vorkommen, dass Scanner und Multifunktionsdrucker Scans erstellen, die das System wegen nicht eingehaltener Formatvorgaben ablehnt und somit auch nicht in das Register hochlädt. Softwareanbieter NotarNet kennt die Formatprobleme und strebt eine Anpassung an. 

Multifunktionsdrucker von Brother unterstützen jetzt XNP

Damit Notariate schon jetzt mit ihren Brother-Multifunktionsdruckern Dateien scannen und mit der neuen Software diese Scans problemlos hochladen können, hat Brother die Firmware für diese Geräte entsprechend angepasst. Bei den Multifunktionsdruckern von Brother wurde früher der nicht bedruckbare Rand von DIN-A4-Ausdrucken nicht mitgescannt, um die dort oft auftretenden Schatten in den Scan-Dateien auszublenden. Die aktuelle Firmware füllt den Bereich an den Seitenrändern nun auf, wodurch die Formatvorgaben eingehalten und Schatten verhindert werden. 

So halten ab sofort alle Brother-Multifunktionsdrucker, die der Dienstordnung für Notarinnen und Notare entsprechen und über das spezielle Firmware-Update verfügen, die DIN-A4-Formattoleranzen von XNP bei den Gerätefunktionen Scan To SMB und Scan To FTP ein. Mit dem Firmware-Update für die Scansoftware ControlCenter4 bleiben auch bei der Scan-To-Datei-Funktion die DIN-A4-Scans innerhalb dieser Toleranzgrenzen. Notariate, die bereits mit der neuen XNP- und XNotar-Version arbeiten oder gerade auf sie umstellen, sollten unbedingt das Firmware-Update für ihren Brother Multifunktionsdrucker oder für das ControlCenter4 über ihren Fachhändler oder die Brother Hotline anfragen.

Aktuelle Firmware erhöht die Sicherheit

Grundsätzlich sollten alle Unternehmen – besonders Notariate, die viele vertrauliche Daten in ihrem Netzwerk abspeichern – darauf achten, dass nicht nur die PC-Software regelmäßige Updates erfährt, sondern auch alle Peripheriegeräte mit Netzwerkkarte im Firmennetz. Auch sie gelten als potenzielle Einfallstore für Hackerangriffe. Über die Firmware erhalten die Geräte nicht nur verbesserte Funktionen, sondern auch Sicherheits-Updates, die sie vor aktuellen Bedrohungen schützen. Zudem muss der Techniker im Wartungsfall das Gerät sonst zunächst auf die aktuelle Firmware Version bringen, bevor er mit der Diagnostik und Entstörung beginnen kann. Durch regelmäßige Updates reduziert sich somit bei einer Störung auch die Ausfallzeit des Geräts. 

Die aktuelle Firmware für Ihr Gerät sowie für ControlCenter4 können Sie über Ihren Fachhändler oder direkt über die Brother Hotline anfragen.

Viele der Brother Business Drucker sind mit einem Prüfzertifikat der Papiertechnischen Stiftung (PTS) ausgestattet. Das Zertifikat garantiert, dass Ausdrucke dokumentenecht gemäß § 29 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONoT) erfolgen.