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Elektronisches Urkundenarchiv: Was Notariate beim Scannen beachten sollten

Seit dem 1. Januar 2022 muss jede Notarin und jeder Notar ein Urkundenverzeichnis und ein Verwahrungsverzeichnis im elektronischen Urkundenarchiv führen. Ab dem 1. Juli 2022 sind sie dazu verpflichtet, dort alle neu ausgestellten Urkunden einzuscannen und zusätzlich laut Bundesnotarkammer „als elektronische Fassung der Urschrift“ zu verwahren. Damit die Dokumente nach dem „Stand der Technik“ digitalisiert werden, hat die Bundesnotarkammer einen Anforderungskatalog für Scanner und Multifunktionsgeräte erstellt.

Die Bundesnotarkammer stellt das elektronische Urkundenarchiv Notariaten zur Verfügung, damit diese dort gemäß § 55 Absatz 2 BeurkG ihre Urkunden in ihren Verzeichnissen mit individueller Verschlüsselung bis zu 100 Jahre lang aufbewahren können. Die zugehörigen Papierurkunden können laut Bundesnotarkammer nach einem Übergangszeitraum von 30 Jahren vernichtet werden. Das gilt übrigens auch für ältere notarielle Urkunden, die im elektronischen Urkundenarchiv digitalisiert hinterlegt sind. Das spart Platz in den Notariaten und Amtsgerichten. Denn die digitalisierten Urkunden lassen sich über ihre gesamte Lebensdauer als Nachweise bei Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen medienbruchfrei nutzen. Die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente ist über Metadaten per elektronische Signatur des Notars gewährleistet. Laut Gesetzgeber muss die Übereinstimmung zwischen elektronischer Fassung und Papierfassung in bildlicher und inhaltlicher Hinsicht sichergestellt sein.

Damit die Urkunden mit dem dafür vorgesehenen Muster-Scanprozess der Bundesnotarkammer digitalisiert werden können, hat die Bundesnotarkammer entsprechende Eigenschaften für Scanner und Multifunktionsgeräte zusammengestellt – und zwar sortiert nach notwendigen, dringend empfohlenen, empfohlenen sowie zweckmäßigen Eigenschaften. Notarinnen und Notare können aus dem Notarnetz heraus auf die Muster-Verfahrensdokumentation zugreifen, die diese Anforderungen enthält. 

Was Scanner und Multifunktionsdrucker auf jeden Fall gewährleisten müssen 

Die Bundesnotarkammer hat einige unverzichtbare technische und sicherheitsbezogene Eigenschaften festgelegt, welche die Geräte erfüllen müssen, damit sie nach dem Stand der Technik einzusetzen sind. Dazu gehören: 

  • Die Geräte müssen Dokumente bis DIN A3 verarbeiten können. 
  • Sie müssen in Farbe scannen können. 
  • Sie müssen Dokumente mit einer Mindestauflösung von 300 dpi scannen können. 
  • Das Gerät nutzt kein Kompressionsverfahren wie „Symbol Coding“, bei dem es zu Verfälschungen des Dokuments kommen könnte, oder diese lassen sich zuverlässig deaktivieren. 
  • Bildverändernde Algorithmen lassen sich deaktivieren. 
  • Das Scanprodukt ist ein ISO-normkonformes PDF/A-Dokument.
  • Es liegt ein Betriebshandbuch vor. 

Welche Ausstattungsmerkmale die Bundesnotarkammer dringend empfiehlt 

Hier handelt es sich vornehmlich um Sicherheitsmechanismen, die einen unberechtigten Zugriff auf die sensiblen Daten verhindern soll. 

  • Das Gerät ermöglicht ein nicht rekonstruierbares Löschen von Daten auf den internen Datenträgern nach der Datenübertragung, nach dem Abschalten und bei Außerbetriebnahme.
  • Es besteht die Möglichkeit der Abschaltung von nicht autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk. 
  • Das Gerät verfügt über keinen Firewire-Anschluss. 
  • Es ist vor manipulativen Veränderungen der Firmware geschützt. 
  • Der Zugriff ist durch eine Benutzerauthentifizierung wie eine PIN abgesichert. 
  • Das Gerät überträgt das Scanergebnis mit einer Transportverschlüsselung (zum Beispiel SSL). 
  • Es verfügt über einen automatischen Dokumenteneinzug (mindestens 50 Blatt). 

Was die Bundesnotarkammer bei der Auswahl zudem empfiehlt

Diese sicherheits- und qualitätsrelevanten Eigenschaften empfiehlt die Bundesnotarkammer darüber hinaus für die Scangeräte: 

  • Verschlüsselung der internen Datenträger 
  • Protokollierung von Systemfehlern, Konfigurationsänderungen und fehlgeschlagenen Authentisierungsvorgängen 
  • Doppelblatteinzugskontrolle 

Welche Eigenschaften darüber hinaus zweckmäßig sind 

Um Urkunden möglichst effizient einscannen zu können, sollten Notariate bei der Beschaffung eines Scanners oder Multifunktionsgeräts noch auf folgende Merkmale achten:  

  • Das Gerät kann das Scanergebnis auf einer externen Ablage speichern (Scan-to-File-Funktionalität).  
  • Anwender können Scanprofile anlegen (vordefinierte Scaneinstellungen).  
  • Das Gerät erlaubt doppelseitiges Scannen (Duplex).  
  • Die Dauer des Scanvorgangs bei einem 20-seitigen farbigen Dokument beträgt maximal 60 Sekunden. 
  • Eine automatisierte Erkennung von Leerseiten ist möglich.  
  • Das Gerät erkennt automatisch fehlerhafte Scans (zum Beispiel bei Überbelichtung, unlesbaren Seiten). 
  • Es gibt eine Warnmeldung aus, wenn ein Dokument im Gerät vergessen wurde. 
  • Es kann die letzte gültige Konfiguration wiederherstellen.
  • Notariate sollten Wartungs- beziehungsweise Supportvereinbarungen bei Beschaffung der Hardware vereinbaren.
Fünf weiße Dokumentenscanner der Brother ADS4-Serie mit Dokumenten im ADF-Einzug stehen auf einem Tisch nebeneinander.
Für die Dokumentenscanner der ADS4-Serie gibt es von Brother eine Herstellerbescheinigung zum Einsatz mit dem Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer.  

Diese Scanner und Multifunktionsgeräte erfüllen die geforderten Eigenschaften

Mehrere Multifunktionsgeräte und Dokumentenscanner von Brother erfüllen alle notwendigen, dringend empfohlenen, empfohlenen sowie viele zweckmäßigen Eigenschaften des von der Bundesnotarkammer entwickelten Muster-Scanprozesses. Außerdem erfüllt der Schwarzdruck der aufgeführten Multifunktionsdrucker die Anforderungen an Dokumentenechtheit gemäß § 12 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare, kurz DONot (ehem. § 29 DONot). Die entsprechenden Geräte sind in der Herstellerbescheinigung aufgeführt:

Herstellerbescheinigung Elektronisches Urkundenarchiv

Weitere Informationen zu den professionellen Dokumentenscannern, Druckern und Multifunktionsgeräten:

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