Pull Printing für effizientes und sicheres Drucken
Alltag in vielen deutschen Büros: Mitarbeiter stehen am Drucker Schlange, müssen ihre Druckaufträge umständlich aus dem Stapel an Ausdrucken aussortieren und Dokumente mit vertraulichen Informationen bleiben in der Auslage liegen. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern ist auch ein Sicherheitsrisiko, wenn es um sensible Daten geht. Dabei gibt es eine einfache Lösung: Pull Printing. Doch bis jetzt nutzen weniger als die Hälfte der Unternehmen diese Möglichkeit. Erfahren Sie, was Pull Printing ist, welche Vorteile es Ihnen bietet und welche Herausforderungen Sie bei der Einführung leicht überwinden können.
Vertrauliches Drucken durch Benutzerauthentifizierung
Bei Pull Printing werden Druckaufträge nicht sofort an das jeweilige Gerät geschickt und ausgedruckt, sondern zentral auf einem Server oder einer Workstation gespeichert. Sobald der Mitarbeiter seine Dokumente ausdrucken möchte, authentifiziert er sich am Drucker mit einem PIN-Code, einer NFC-Karte, via QR-Code oder Mobile App. Dann kann er den Druckauftrag starten. So haben nur autorisierte Kollegen Zugang zu den Dokumenten und vertrauliche Daten sind geschützt. Zugriffe durch Unbefugte lassen sich mit der Druckmanagement-Lösung vermeiden. Insbesondere in der Personal-, Finanz- oder Rechtsabteilung eines Unternehmens sollten sensible Daten sicher verwaltet werden, aber auch im Gesundheitswesen spielt der Schutz von Patientendaten eine wichtige Rolle.
Erhöhte Sicherheit für Drucker in Unternehmen
Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung müssen alle Unternehmen sicher mit sensiblen Daten umgehen. Pull Printing erhöht die Sicherheit für Bürodrucker auf mehreren Ebenen:
- Die Druckaufträge werden verschlüsselt an den Server übertragen.
- Die Ausdrucke kommen nicht mehr unkontrolliert aus dem Gerät, wo sie potenziell für alle sichtbar sind.
Aufträge, die innerhalb einer unternehmensintern definierten Frist nicht gestartet wurden, werden vom Server gelöscht.
Mehr Produktivität und Effizienz für Mitarbeiter
Das zeitaufwendige Anstehen am Drucker entfällt mit Pull Printing, denn der jeweilige Mitarbeiter entscheidet selbst, wann er den Druckauftrag entgegennehmen möchte. Falls also nach dem Start des Auftrags am PC ein wichtiger Anruf dazwischen kommt, kann der Mitarbeiter ganz entspannt bleiben: Auf die Informationen in seinen Dokumenten kann nur er zugreifen. Darüber hinaus lassen sich mehrere Druckaufträge auf einmal starten, denn nach der Benutzerauthentifizierung sieht die Person alle von ihr gesendeten Aufträge. Auch das spart Zeit und steigert so die Produktivität der Mitarbeiter.
Einfaches Handling von Druckprozessen
Pull Printing lässt sich leicht einrichten: In wenigen Schritten kann die IT-Abteilung Benutzerprofile hinzufügen oder entfernen. Dabei kann sie jedem Nutzer individuelle Zugriffsberechtigungen erteilen, die nicht nur das Drucken, sondern auch das Kopieren oder Scannen umfassen. Zudem ermöglicht Pull Printing die Einrichtung einer Druckwarteschlange pro Person – im Gegensatz zu einer Warteschlange pro Druckgerät. Druckprozesse lassen sich so wesentlich einfacher verwalten.
Volle Kostenkontrolle für Bürodrucker
Jeder Zugriffsberechtigte kann am Drucker auf seine gesendeten Aufträge zugreifen und beispielsweise diejenigen löschen, die er fälschlicherweise gestartet hat oder in der Zwischenzeit nicht mehr benötigt. Controlling und Einkauf erhalten über die Druckmanagement-Lösung Pull Printing Einblicke in den Verbrauch und können genaue Abrechnungen vornehmen. Darüber hinaus lassen sich individuelle Druckkontingente pro Mitarbeiter festlegen, um unnötige Ausdrucke zu vermeiden.
Nachhaltige Ressourcenverwaltung
Schließlich trägt Pull Printing auch zur Nachhaltigkeit im Unternehmen bei. Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier werden reduziert, da nur wirklich notwendige Ausdrucke erfolgen. Das verringert indirekt die CO2-Emissionen, da beispielsweise Lieferungen seltener erfolgen. Umweltschutz und nachhaltige Ressourcenverwaltung wirken sich darüber hinaus positiv auf das Image eines Unternehmens aus und sichern Vorteile gegenüber der Konkurrenz.
Drucker für Unternehmen einrichten – eine Herausforderung?
Einige Unternehmen sehen im Umstieg auf Pull Printing unter Umständen große Hürden. Ein Punkt betrifft die Kosten und den Aufwand für die Neuanschaffung oder Nachrüstung der Drucker. Die Kosten amortisieren sich jedoch schnell und durch eine professionelle externe Betreuung der Druckerflotte sinkt der Aufwand für die internen Abteilungen. Auch die Wartung ist leicht zu handhaben: Eine Brother Druckerflotte lässt sich mithilfe individueller Managed Print Services einfach verwalten.
In puncto Nutzerfreundlichkeit schafft Pull Printing eine hohe Akzeptanz. Die Mitarbeiter können die Druckgeräte intuitiv bedienen und falsch ausgelöste Druckaufträge einfach löschen. Sollte einer der Netzwerkdrucker defekt sein, können sie einfach einen anderen Drucker im Unternehmen nutzen. Die Datensicherheit wird durch die Druckmanagement-Lösung sogar erhöht.
Die Pull-Printing-Lösung von Brother heißt Secure Print Advanced und sorgt für sicheres Drucken in Ihrem Unternehmen. Informieren Sie sich jetzt über die Vorteile von Secure Print Advanced.
