Warum der Schutz Ihrer Druckerlandschaft eine Lebensaufgabe ist

Drucker und Scanner sind Geräte, die wir täglich nutzen und gerade deshalb wird ihre Sicherheit oft unterschätzt. Dabei sind sie genauso anfällig für Cyberangriffe wie jedes andere Gerät im Netzwerk. Wenn sie nicht ausreichend geschützt sind, können Hacker und andere Cyberkriminelle über sie Zugang zu sensiblen Daten und Systemen erhalten und damit potenziell zum gesamten Unternehmen. 

Deshalb lohnt es sich, regelmäßig zu hinterfragen, ob die Druckersicherheit noch den nötigen Stellenwert hat. Diese Überlegung sollte den gesamten Lebenszyklus eines Geräts begleiten – vom ersten Auspacken bis zur sicheren Entsorgung. Laut den Erkenntnissen von IDC1 gehen über ein Viertel schwerwiegender Sicherheitsvorfälle im Druckbereich auf gehackte Geräte zurück. Bei rund einem Drittel wurde sogar Schadsoftware direkt auf dem Drucker installiert. 

Wer seine Drucker nicht umfassend absichert, riskiert mehr als nur den Verlust einzelner Dokumente, sondern die Integrität des gesamten Unternehmensnetzwerks. 

Ganzheitliche Druckersicherheit beginnt beim richtigen Hersteller  

Die Angriffsfläche für Cyberkriminelle lässt sich deutlich reduzieren – vorausgesetzt, Sie setzen auf Geräte von Anbietern, die Sicherheit von Anfang an mitdenken. Moderne Drucker verzichten beispielsweise auf interne Festplatten, sodass keine sensiblen Daten gespeichert werden, die nach dem Druckauftrag abgegriffen werden könnten. Solche Schutzmechanismen sind ein echter Vorteil. Doch einzelne Funktionen reichen nicht aus, um Ihre Infrastruktur wirklich abzusichern. Dafür braucht es eine ganzheitliche Sicherheitsstrategie mit einem Dreifachschutz, auf den Sie sich verlassen können. 

Wählen Sie vorkonfigurierten Schutz

Beim Einrichten eines neuen Druckers oder Scanners sollten Sie sich zunächst mit der Firmware des Geräts befassen. Regelmäßige Updates sind dabei unerlässlich: Sie schließen Sicherheitslücken, beheben Fehler und integrieren neue Schutzmechanismen. Denn veraltete oder fehlerhafte Firmware macht es Cyberkriminellen besonders leicht, in Systeme einzudringen. Wer auf aktuelle Software achtet, legt den Grundstein für einen wirksamen Rundumschutz. 

Ihr Gerät verfügt über verschiedene Protokolle, die genau regeln, welche Daten übertragen werden dürfen, wie diese übertragen werden und wie der Empfang bestätigt wird. Sie steuern, welche Befehle zum Senden und Empfangen genutzt werden und sorgen dafür, dass nur autorisierte und sichere Datenflüsse stattfinden. Wenn Sie ungenutzte Schnittstellen und Protokolle deaktivieren und die vorhandenen Sicherheitsmechanismen gezielt nutzen, reduzieren Sie die potenzielle Angriffsfläche Ihres Geräts deutlich. Dadurch stehen Cyberkriminellen weniger Einfallstore zur Verfügung und Sie minimieren effektiv die Risiken für Ihr Netzwerk.

Transport Layer Security (TLS) ist ein wichtiges Sicherheitsprotokoll, das Daten während der Übertragung verschlüsselt – sei es über das Internet oder direkt zum Gerät. Es schützt Drucker vor Bedrohungen, die die Vertraulichkeit Ihrer Dokumente gefährden könnten. Unterstützt ein Drucker kein TLS, wird er schnell zur Sicherheitslücke im Unternehmensnetzwerk.

Auch das Secure File Transfer Protocol (SFTP) ermöglicht eine verschlüsselte und sichere Datenübertragung – vorausgesetzt, es ist korrekt konfiguriert. 

Zusätzlich empfiehlt es sich, Drucker so einzurichten, dass sie nur Verbindungsanfragen von bestimmten, vertrauenswürdigen IP-Adressen akzeptieren. Diese gezielte Zugriffsbeschränkung verhindert nicht nur unbefugte Zugriffe, sondern schützt auch vor Missbrauch und übermäßiger Nutzung. 

Wer Sicherheit ernst nimmt, bleibt dauerhaft aktiv 

Indem Sie diese Tipps schon bei der Einrichtung Ihres Gerätes und danach routinemäßig beherzigen, können Sie die Angriffsfläche Ihrer Druckerlandschaft für Cyberkriminelle enorm reduzieren und verhindern, dass sich Hacker Zugang zu Ihren sensiblen Daten verschaffen.  

Doch der Schutz Ihrer Druckerlandschaft ist keine einmalige, sondern eine fortlaufende Aufgabe. Um sicherzugehen, dass Ihre Systeme stets rundum geschützt sind, sollten Sie regelmäßig einen Penetrationstest durchführen. Bei einem solchen Test simulieren Sie einen Hackerangriff auf Ihr Netzwerk, um herauszufinden, wie sicher Ihre Geräte und Anwendungen sind und ob sie Schwachstellen haben, die sich Cyberkriminelle zunutze machen können. Mithilfe der Erkenntnisse, die Sie durch einen solchen Penetrationstest gewinnen, können Sie Sicherheitslücken schließen und den Schutz Ihrer Systeme erhöhen.  

Außerdem sollten Sie Ihre Druck- und Dokumentenumgebung fortlaufend überwachen, zum Beispiel mit einer individuellen Managed-Print-Service-Lösung (MPS). Dadurch erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihre ganze Druckumgebung und können alle Probleme sofort nach ihrem Auftreten beheben. Wenn Sie MPS verwenden, können Sie sich darüber hinaus regelmäßig Compliance-Berichte erstellen lassen, die Informationen über Datenschutzverletzungen und andere sicherheitsrelevante Vorkommnisse enthalten.  

Doch selbst in die besten Sicherheitssysteme können sich mit der Zeit Fehler einschleichen. Deshalb sollten Sie Ihre Druckumgebung regelmäßig weiteren Prüfungen unterziehen, die sich nicht nur auf Ihre Geräte und deren Firmware beziehen, sondern auch auf die Netzwerksicherheit, die physische Sicherheit und die Compliance. Dadurch können Sie weitere Schwachstellen, Fehlkonfigurationen, veraltete Geräte oder Firmware und schwache Passwörter entdecken, die die Sicherheit Ihrer Druckumgebung verringern könnten. 

Gehen Sie gezielt gegen interne Bedrohungen vor  

Interne Sicherheitsrisiken sollten keinesfalls unterschätzt werden. Auch wenn sie weniger gezielt erscheinen als externe Angriffe, können sie dennoch zu erheblichen Datenschutzverletzungen führen. Laut einer IDC-Studie¹ sind 38 % aller schwerwiegenden Sicherheitsvorfälle darauf zurückzuführen, dass ausgedruckte Dokumente unbeaufsichtigt liegen gelassen wurden. 

Vergessene Ausdrucke sind nicht nur eine Verschwendung von Ressourcen wie Papier und Toner – sie können auch gravierende Folgen haben, wenn vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten. Deshalb ist es sinnvoll, Druckberechtigungen gezielt zu steuern. Nicht jeder Mitarbeitende benötigt uneingeschränkten Zugriff. Mit Funktionen wie “Secure Function Lock” von Brother lassen sich individuelle Zugriffsrechte festlegen, Passwörter vergeben und sogar Druckvolumen begrenzen. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Druckaktivitäten und schützen sensible Daten effektiv. 

Zusätzlich empfiehlt sich der Einsatz von Pull-Printing- oder Follow-Me-Lösungen. Dabei werden Druckaufträge nicht sofort ausgeführt, sondern erst dann freigegeben, wenn die berechtigte Person physisch am Gerät steht. Die Daten bleiben bis dahin sicher auf einem geschützten Server oder im Gerätespeicher und vertrauliche Dokumente gelangen nur in die richtigen Hände. 

Schützen Sie Ihre Geräte bis an ihr Lebensende  

Ein wirksames Sicherheitsmanagement endet nicht mit der Nutzung eines Geräts. Tatsächlich reicht es bis zu dessen fachgerechter Entsorgung. Auch wenn Geräte von Brother keine Daten dauerhaft speichern, sollten Sie bei allen anderen Geräten sicherstellen, dass vor der Entsorgung oder dem Recycling sämtliche sensiblen Informationen vollständig gelöscht wurden. Besonders bei Druckern mit internem Speicher ist eine gründliche Datenbereinigung unerlässlich. Dazu gehört das Entfernen aller gespeicherten Dokumente, Zugangsdaten und Konfigurationen. Andernfalls könnten mit potenziell schwerwiegenden Folgen für den Datenschutz vertrauliche Informationen auf dem Altgerät zurückbleiben. 

Vergessen Sie außerdem nicht, das Gerät vor der Entsorgung auf zurückgebliebene Ausdrucke zu prüfen wie etwa halb gedruckte Seiten, die sich im Drucker verfangen haben könnten. Auch diese stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Nutzen Sie idealerweise eine zertifizierte Datenlöschlösung oder ein vom Hersteller bereitgestelltes Tool, um alle Daten zuverlässig zu entfernen. 

Viele Unternehmen entscheiden sich heute dafür, ihre Altgeräte zu recyceln oder weiterzuverkaufen. Wichtig ist dabei: Erst wenn alle Daten sicher gelöscht und die Komponenten fachgerecht entsorgt wurden, sollte die Inbetriebnahme eines neuen Geräts erfolgen.  

Sicher Drucken mit Brother 

Bei Brother hat Druckersicherheit höchste Priorität. Wir wissen, dass Unternehmen angesichts immer strengerer Datenschutzvorgaben zuverlässige Lösungen brauchen, um ihre sensiblen Daten zu schützen. Deshalb bieten wir einen Dreifachschutz, der auf sicheren Geräten, integrierten Sicherheitsfunktionen und umfassender Unterstützung über den gesamten Lebenszyklus basiert. 

Unsere Geräte verzichten bewusst auf interne Festplatten, um Risiken durch lokale Datenspeicherung zu vermeiden. Zusätzlich sind sie mit modernen Sicherheitsfunktionen ausgestattet, die Bedrohungen frühzeitig erkennen und abwehren – von der ersten Inbetriebnahme bis zur sicheren Entsorgung. So helfen wir unseren Kunden nicht nur dabei, Drucksicherheitsrisiken zu minimieren, sondern auch gesetzliche Datenschutzanforderungen zuverlässig zu erfüllen. 

Sicherheit ist eine gemeinsame Verantwortung – aber mit den richtigen Tools wird sie deutlich einfacher. Erfahren Sie, wie Sie mit den integrierten Sicherheitsfunktionen von Brother Ihre Dokumente, Geräte und Ihr Netzwerk effektiv schützen können. Oder sprechen Sie direkt mit einem Brother-Sicherheitsexperten, um individuelle Lösungen für Ihre Anforderungen zu finden. 

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Quellen

¹IDC, Public Cloud Device and Print Management Infrastructure Awareness and Adoption in Europe, Doc # EUR152370424, Jun 2024