Die zehn wichtigsten Fachbegriffe zur IT Sicherheit von Druckern

Anwender ohne tiefer gehende technische Kenntnisse wissen oft gar nicht, dass Drucker – so wie alle anderen Geräte im Netzwerk – ein mögliches Sicherheitsrisiko sein können. Denn Hacker nutzen auch Drucker als Hintertür und Einfallstor, um sich Zugang zu Ihrem Unternehmen zu verschaffen.

Verstehen Sie den Fachjargon der IT- und Drucksicherheit?

Laut der Quocirca-Studie „Global Print Security Landscape“ sind bei 11 Prozent aller Sicherheitsvorfälle Drucker beteiligt. Außerdem berichten 59 Prozent der Unternehmen von mindestens einem Datenverlust in den vergangenen zwölf Monaten durch unzureichend geschützte Drucker.¹

Noch immer werden die Funktionalität und Sicherheit von IT-Geräten für allzu selbstverständlich gehalten. Und das ist ein Problem: Dadurch, dass viele Unternehmen ihre Drucker nicht gut genug schützen, treten vermehrt sicherheitsrelevante Vorfälle auf.¹

Im Gegensatz zu Technologie-Entscheidern ist jedoch nicht jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ein Experte in Sachen „Drucksicherheit“. Studien haben ergeben, dass die Print-Security-Fachbegriffe kompliziert und oft schwer verständlich sind: Fast die Hälfte der kleinen bis mittelständischen Unternehmen – und über die Hälfte der Unternehmen in Frankreich und Italien² – bestätigen, dass diese Fachsprache in der Drucksicherheit eine Hürde darstellt.

Deshalb erläutern wir hier die 10 wichtigsten Fachbegriffe zum Thema IT- und Drucksicherheit.

1. Firmware 
   Was ist die Firmware?
   Firmware ist ein Programm, das in Ihrem Drucker vom Hersteller standardmäßig installiert wird.
   Wozu ist eine Firmware notwendig?
   Firmware ist eine in der Hardware integrierte Software, die die Funktionen Ihres Druckers steuert.
   Wozu wird die Firmware benötigt?
   Firmware ist quasi das „Gehirn“ Ihres Druckers. Daher werden regelmäßige Updates unbedingt empfohlen, um nicht nur Fehler zu beheben, sondern auch, um neue Features hinzuzufügen und Sicherheitslücken zu schließen.
   
   
2. Verschlüsselung
   Was versteht man unter „Verschlüsselung“?
   Eine Verschlüsselung ist eine Methode zum Schutz Ihrer Daten. Daten werden so „chiffriert“, dass sie nur von den Empfängern gelesen werden können, die den Schlüssel zu diesem „Geheimcode“ (in der Fachsprache „Entschlüsselungsschlüssel“) besitzen.
   Welche Vorteile hat eine Verschlüsselung?
   Ihre Daten bleiben vertraulich und werden bei der Übertragung vom Sender zum Empfänger geschützt. Es ist so gut wie unmöglich, die Daten zu lesen, wenn man den Entschlüsselungsschlüssel und somit die Leserechte nicht besitzt.
   Warum brauche ich eine Verschlüsselung?
   Wenn Sie sensible Daten senden, empfangen, speichern oder drucken, erhöht eine Verschlüsselung die Sicherheit Ihrer Datenübertragung
   
   
3. TLS
   Was bedeutet die Abkürzung „TLS“?
   TLS steht für „Transport Layer Security“ und ist ein Sicherheitsprotokoll, das Algorithmen nutzt, um Druckdaten bei ihrer Übermittlung zu verschlüsseln. Somit ist TLS ein hervorragender Schutz gegen Hackerangriffe auf Drucker und gegen weitere Bedrohungen, die die Sicherheit Ihrer Dokumente gefährden.
   Welchen Nutzen bietet TLS?
   Mit TLS schützen Sie die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten, wenn Sie sie über das Internet versenden.
   Warum sollte TLS verwendet werden?
   Wenn Nutzer remote auf Ihre Daten zugreifen oder Druckaufträge über die Cloud ausgeführt werden, schützt TLS die zu übertragenden Daten. Der Drucker kann nicht gehackt werden und Ihre Druckdaten können weder manipuliert noch abgefangen werden.
   
   
4. Netzwerkprotokoll
   Was sind Netzwerkprotokolle?
   Mit Netzwerkprotokollen werden Regeln und Abläufe definiert, nach denen Daten zwischen Geräten, wie z. B. Computer und Drucker, ausgetauscht werden.
   Welche Aufgabe haben Netzwerkprotokolle?
   Netzwerkprotokolle legen fest, welche Art von Daten übertragen werden, welche Befehle beim Senden und Empfangen verwendet werden und wie eine Datenübertragung bestätigt wird.
   Warum sind Netzwerkprotokolle wichtig?
   Geräte benötigen Netzwerkprotokolle, um miteinander zu kommunizieren. Insbesondere dann, wenn die Geräte von unterschiedlichen Herstellern stammen oder wenn es sich um verschiedene Geräte (Computer, Drucker, Server usw.) handelt. Wenn Sie nicht genutzte Ports und Netzwerkprotokolle deaktivieren, können Sie die Anzahl der Angriffsmöglichkeiten auf Ihr Gerät reduzieren.
   
   
5. SFTP
   Was bedeutet die Abkürzung „SFTP“?
   SFTP (Secure File Transfer Protocol) ist ein Protokoll, das verwendet wird, um große Dateien an ein Gerät zu übertragen – in der Regel über das Internet.
   Welche Vorteile bietet SFTP?
   Mit SFTP wird eine sichere und verschlüsselte Verbindung hergestellt, damit gescannte Dokumente von Druckern oder Multifunktionsdruckern an ein Zielgerät sicher übertragen werden können. 
   Warum sollte SFTP verwendet werden?
   Im Gegensatz zu FTP bietet SFTP einen viel höheren Schutz und Ihre Daten können bei der Übertragung nicht abgefangen werden.
   
   
6. LDAP
   Was bedeutet „LDAP“?
   Die Abkürzung LDAP steht für „Lightweight Directory Access Protocol“. Dieses Verzeichniszugriffsprotokoll besteht aus einer Vielzahl von Regeln, die den Austausch von Daten zwischen Nutzern, Gruppen und Anwendungen steuern.
   Welche Aufgabe übernimmt LDAP?
   LDAP ist eine Art „Vermittler“, der eine Verbindung zwischen den Nutzerinformationen und -adressen von einem zum anderen System herstellt. Ein Gerät kann sich so mit einem zentral verwalteten Verzeichnis verbinden und dieses zu Scan-, Fax- oder Authentifizierungszwecken nutzen.
   Warum ist LDAP wichtig?
   LDAP ermöglicht einen sicheren Zugriff auf Informationen; diese müssen nicht doppelt erstellt werden. Wenn mit LDAP eine Verbindung zu einer administratorverwalteten Nutzerdatenbank hergestellt wird, wird eine weitere Sicherheitsprüfung hinzugefügt. Unter anderem werden Bedingungen gestellt, damit nur autorisierte Personen das Gerät nutzen können.
   
   
7. Penetrationstest (Pentest)
   Was ist ein Penetrationstest?
   Ein Penetrationstest oder kurz Pentest ist ein simulierter Angriff auf Ihr Computernetzwerk. Damit soll die Sicherheit Ihrer Geräte und Anwendungen überprüft werden.
   Welchen Zweck hat ein Pentest?
   Mit einem Penetrationstest wird versucht, Schwachstellen und Sicherheitslücken in Ihrem Netzwerk und in Ihren Datensystemen zu finden, die von Cyberkriminellen genutzt werden könnten.
   Welchen Vorteil hat ein Penetrationstest?
   Dank der Informationen, die durch einen Pentest gewonnen werden, können Sicherheitslücken geschlossen werden. Dies erhöht die Sicherheit Ihrer Systeme und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Angriffen von außen.
   
   
8. Pull-Printing
   Was versteht man unter „Pull-Printing“?
   Der Begriff „Pull-Printing“ steht für eine persönliche Nutzerauthentifizierung am Drucker. Beim Pull-Printing wird der Druckjob an einem sicheren Ort gespeichert, beispielsweise in einem sicheren Server oder im internen Arbeitsspeicher des Geräts. Von dort wird er dann beim Drucken abgerufen („pulled“).
   Wie funktioniert das Pull-Printing?
   Anstelle den Druckauftrag sofort auszuführen, werden mit einer Pull-Printing-Funktion Ihre Dokumente erst dann gedruckt, wenn ein autorisierter Nutzer am Drucker den Druck freigibt.
   Warum sollte eine Pull-Printing-Funktion eingesetzt werden?
   20 % aller Druckaufträge bleiben im Drucker liegen und werden nicht „abgeholt“.3 Dies ist nicht nur eine Verschwendung von Verbrauchsmaterialien wie Papier und Tinte sowie Energie. Vertrauliche Dokumente sind zudem vor neugierigen Blicken völlig ungeschützt. Die Pull-Printing-Funktion stellt dagegen sicher, dass Sie Ihre Dokumente erst nach direkter Freigabe am Drucker drucken und gleich mitnehmen können.
   
   
9. IP-Blocking
   Was heißt „IP-Blocking“ genau?
   Der Begriff „IP-Blocking“ bedeutet das Blockieren von IP-Adressen. Mit dieser Sicherheitsmethode können Geräte so eingerichtet werden, dass nur Verbindungen von bestimmten, vertrauenswürdigen IP-Adressen akzeptiert werden. Damit wird verhindert, dass nicht zulässige IP-Adressen über das Internet auf das Gerät zugreifen.
   Wie funktioniert IP-Blocking?
   Nicht autorisierte Nutzer können die Sicherheitsmaßnahmen Ihres Druckservers nicht umgehen und daher auch nicht auf Ihre Drucker zugreifen. Nur Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen erhalten Zugriff auf die Drucker.
   Warum sollte IP-Blocking genutzt werden?
   Bösartige oder nicht autorisierte IP-Adressen können keine Verbindung zu Ihren Mail-, Druck- oder Internetservern herstellen. IP-Blocking ist auch nützlich, wenn Sie vermeiden möchten, dass Ihre Drucker zu häufig oder von unberechtigten Nutzern genutzt werden.
   
   
10. Secure Function Lock
    Was ist mit „Secure Function Lock“ gemeint?
    Secure Function Lock ist eine Einstellung in der Systemsteuerung, die den Nutzerzugriff auf bestimmte Druckereinstellungen und Funktionen beschränkt.
    Wie funktioniert Secure Function Lock?
    Sie können Kennwörter für spezifische Nutzer erstellen und den Zugriff auf die Druckerfunktionen steuern. Mit der Eingabe eines monatlichen Budgets für die Druckkosten können Sie sogar die Druckkosten kontrollieren. 
    Warum sollte Secure Function Lock verwendet werden?
    Mit der Funktion „Secure Function Lock“ erhöhen Sie die Gerätesicherheit enorm, denn Sie haben so die Kontrolle darüber, wer welche Funktionen Ihrer Drucker nutzen darf.

Wir bei Brother legen sehr hohen Wert auf Drucksicherheit. Uns ist bewusst, dass nicht nur die Richtlinien in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit immer strenger werden, sondern dass auch in Unternehmen der Datenschutz zunehmend einen höheren Stellenwert einnimmt. Secure Print+ ist eine Funktion zur Dokumentensicherheit von Brother. Diese Funktion unterstützt Sie dabei, die Drucksicherheit zu erhöhen und gesetzliche Regelungen zum Datenschutz einzuhalten.

Jeder Drucker, der mit Secure Print+ kompatibel ist, erfordert eine Authentifizierung am Drucker durch den berechtigten Empfänger. Zum Freigeben eines Druckauftrags am Drucker ist ein PIN-Code oder eine NFC-Karten-Authentifizierung notwendig. Somit bleiben sensible Daten vertraulich und vor den Blicken nicht autorisierter Personen geschützt.

Die Verantwortung für den Schutz von Daten und Dokumenten tragen letztendlich alle in Ihrem Unternehmen. Mit diesem Leitfaden möchten wir Sie dabei unterstützen, Ihre Mitarbeiter für das Thema „Drucksicherheit“ besser zu sensibilisieren. 

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Quellen:
¹ Quocirca: “Global Print Security Landscape” - 2019
² Savanta: 'Future Proofing Your Business’ Market Research, Juni 2020