Die Vorteile und Herausforderungen von Desksharing
Im Zuge der Digitalisierung und der zunehmenden Bedeutung der Work-Life-Balance durchläuft die Arbeitswelt einen Wandel. Die 4-Tage-Woche, Homeoffice-Angebote und neue Organisationsmethoden verlangen nach einer Büroaufteilung, die flexibles und effizientes Arbeiten ermöglicht. Dazu gehört häufig auch die Abschaffung fester Mitarbeiter-Schreibtischplätze. Desksharing verspricht eine Win-Win-Situation für Angestellte und Führungskräfte gleichermaßen – doch es gibt auch Herausforderungen.
Die Idee hinter Desksharing
Für viele Mitarbeiter beginnt der Tag damit, in ihr Büro zu gehen und sich an ihren Schreibtisch zu setzen. Alle Räume und Arbeitsplätze sind strikt aufgeteilt, jeder hat einen festen Platz. Das soll mit Desksharing, auch Hotdesking genannt, der Vergangenheit angehören. Zwar erledigen die Menschen ihre Arbeit weiterhin im Unternehmen vor Ort, jedoch immer wieder an unterschiedlichen Plätzen – je nachdem, wo im jeweiligen Moment etwas frei ist. Alternativ können sich mehrere Angestellte einen Schreibtisch teilen, wenn immer nur jeweils einer der Mitarbeiter im Haus ist und den Platz benötigt.
Das schon seit Längerem von Silicon-Valley-Firmen und Startups praktizierte Arbeitsprinzip soll mehr Flexibilität in die täglichen Abläufe bringen. Mithilfe der hohen Fluktuation an Sitznachbarn möchten Unternehmen das aktive Miteinander möglichst vieler Kollegen fördern. Auch der finanzielle Aspekt spielt eine Rolle: Da Unternehmen dank Hotdesking weniger Schreibtischplätze als Mitarbeiter benötigen, lassen sich Räumlichkeiten einsparen oder anderweitig verwenden.
Voraussetzungen für die neue Arbeitsmethode
Das innovative Arbeitsprinzip funktioniert nur, wenn mehrere Voraussetzungen erfüllt sind. Zu den obersten Prinzipien zählt die Clean-Desk-Policy. Jeder verlässt den jeweiligen Schreibtisch so, wie er vorgefunden wurde – aufgeräumt und ohne persönliche Gegenstände. Unternehmen können Mitarbeitern zu diesem Zweck kleine Rollcontainer zur Verfügung stellen, in denen sich persönliche Dinge und Unterlagen gut transportieren lassen.
Alle für Desksharing qualifizierten Schreibtische müssen zudem gleich ausgestattet und so ergonomisch sein, dass Nutzer sie nach dem Platzwechsel schnell an ihre Bedürfnisse anpassen können. Auch die IT-Infrastruktur muss auf Hotdesking vorbereitet sein. Das Datenmanagement sollte daher möglichst kabellos über ein zentrales Firmennetzwerk oder einen Cloud-Anbieter ablaufen.
Die Hotdesking-Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter
Desksharing bringt für Unternehmen und deren Mitarbeiter eine Reihe von Vorzügen mit, die sich positiv auf das Betriebsklima und die Produktivität auswirken.
Mehr Flexibilität
Die Stärken von Hotdesking kommen besonders gut zum Tragen, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeiten haben – etwa weil sie zum Teil vom Homeoffice aus arbeiten. Zudem ist es für Teams möglich, schnell und einfach in beliebigen Räumen zusammenzukommen und wieder auseinanderzugehen – der Clean-Desk-Policy sei Dank. Das hilft insbesondere bei dynamischer, projektorientierter Arbeit.
Höhere Produktivität
Da auf den Schreibtischen und in den Schubladen keine persönlichen Gegenstände liegen, gibt es weniger Ablenkungen als in klassischen Arbeitsumgebungen.
Die Folge
Mitarbeiter können sich besser auf ihre Tätigkeit konzentrieren. Außerdem fördern die häufig wechselnden Plätze das Zusammentreffen mit unterschiedlichen Kollegen, über die sich möglicherweise neue Perspektiven und Lösungswege ergeben.
Gestärktes Miteinander
Statt Mitarbeiter in kleinen, abgetrennten Abteilungen voneinander abzugrenzen, fördert Desksharing das Zusammenkommen vieler Kollegen aus unterschiedlichen Fachbereichen. Die Methode wirkt entsprechend als Team-Building-Maßnahme für die gesamte Belegschaft. Zudem begegnen sich Mitarbeiter und Führungskräfte auf Augenhöhe, da sie im gleichen Büro sitzen.
Mehr Attraktivität
Im Hinblick auf das Employer Branding wirkt Desksharing vor allem attraktiv auf junge Mitarbeiter, die sich moderne und innovative Arbeitsbedingungen wünschen.
Geringere Kosten
Dank der Organisationsmethode benötigt nicht mehr jeder Mitarbeiter einen festen Schreibtisch, was Bürofläche, Möbel und letztendlich Miete spart. Die vorhandenen Ressourcen werden bestmöglich ausgenutzt.
Die Herausforderungen des Desksharings
Neben den zahlreichen Vorteilen gibt es beim Desksharing aber auch einige Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen müssen.
Höherer Zeitaufwand
Wenn sich Mitarbeiter jeden Morgen – und unter Umständen nach jeder Mittagspause – einen neuen Platz suchen, kann das einiges an Zeit fressen. Die Mitnahme von Akten und Büroutensilien nimmt geringe Ressourcen in Beschlag, die ansonsten in die eigentliche Arbeit fließen würden.
Mögliche Konflikte
Beim Hotdesking besteht die Möglichkeit, dass sich bestimmte Mitarbeiter stets die besten Plätze sichern – was Konfliktpotenzial birgt. Das Unternehmen muss diesbezüglich auf eine ausgewogene Nutzung des Platzangebots achten.
Stärkere Mitarbeiterbelastung
Während extrovertierte und kommunikative Mitarbeiter direkt von Hotdesking profitieren und schnell neue Kontakte knüpfen, kann sich die Methode für introvertierte Menschen zu einer Herausforderung entwickeln. Das ständige Wechseln des Schreibtischs und der Sitznachbarn gefällt nicht jedem – ebenso wenig wie der starke Fokus auf Kommunikation. Manche Mitarbeiter können sich nur langsam an die neue Arbeitssituation gewöhnen.
Komplexere IT-Logistik
Die IT des jeweiligen Unternehmens muss sicherstellen, dass Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen ihre Arbeit möglichst überall im Gebäude via Laptop erledigen können. Kabellos zugängliche Datenbanken und eine Cloud-Infrastruktur für Desksharing-Software sind essenziell.
Hotdesking als Lösung für moderne Unternehmen
Ist Desksharing eine innovative Methode für die moderne Arbeitswelt? Die Antwort darauf hängt von vielen Faktoren ab – beispielsweise der Größe und Altersstruktur der Mitarbeiter eines Unternehmens. Während sich größere Konzerne mit einigen Herausforderungen konfrontiert sehen könnten, überwiegen bei Startups, anderen kleinen Unternehmen samt junger Mitarbeiter und Unternehmen aus Branchen, in denen Kommunikation und Innovation eine große Rolle spielen, die Vorzüge von Desksharing.
Um Unternehmen den Umstieg auf moderne Arbeitsmethoden wie Hotdesking zu erleichtern, bietet Brother flexible Lösungen für den Arbeitsplatz, ganze Abteilungen und auch den mobilen Einsatz, von denen alle Mitarbeiter profitieren.
