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Printerumfrage11: Unternehmen brauchen keine Druckeradministratoren sondern Output-Manager
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Unternehmen planen ihre Druckinfrastruktur selten strategisch; in der Regel reagieren IT-Abteilungen auf Nachfrage oder Kostensenkungsvorgaben. Selbst in großen Unternehmen gibt es kaum Druckerspezialisten. Anwender und ihre Bedürfnisse stehen bei Druckinfrastrukturmaßnahmen nicht sehr hoch im Kurs. Deshalb unterlaufen die Anwender diese hinterher häufig.  

 

Bad Vilbel/München, im Mai 2011: Druckkosten senken - das ist zwar das erste Ziel in den IT-Abteilungen, wenn es um die Druckinfrastruktur geht. Doch viele Maßnahmen verfehlen ihr Ziel. Denn eine strategische Planung, wie das Ziel erreicht werden soll, ist eher die Seltenheit. Zu diesem Ergebnis kommt die Printerumfrage11 von Dokulife Research & Consulting – unterstützt von Brother International.


So geben gerade mal 30% der an der Studie beteiligten IT-Mitarbeiter an, dass in ihren Unternehmen eine "langfristig dokumentierte und vorab geplante" Druckerstrategie verfolgt wird. 70% geben an, die Druckinfrastruktur "kurzfristig und nachfrageorientiert" zu managen. Selbst in großen Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern sieht es kaum besser aus. Auch hier geben nur 39% der Teilnehmer an, dass sie die Druckinfrastruktur strategisch planen.


Ein Grund ist, dass in vielen Unternehmen offensichtlich niemand speziell für die Druckinfrastruktur verantwortlich ist. Selbst in den größeren Unternehmen mit 1.000 bis 5.000 Mitarbeitern geben noch 61% der Befragten IT-Mitarbeiter an, dass sich niemand speziell um die Drucker kümmert, sondern dass "das alle gemeinsam" machen. Nach welchen Gesichtspunkten werden also Infrastrukturmaßnahmen entschieden, wenn niemand dafür verantwortlich ist?


Ganz oben in der Prioritätenliste der IT-Abteilungen stehen "niedrige Druckkosten" und  "möglichst wenig Aufwand für die IT-Abteilung". Gründe dafür sind, dass sich Hardware-, Toner- und externe Servicekosten einfach ermitteln lassen. Auch der Aufwand der IT-Mitarbeiter für die Administration der Drucker lässt sich in weiten Teilen gut erfassen. Beide Prioritäten lassen sich besonders einfach durch Konsolidieren umsetzen. Anwenderbedürfnisse hingegen finden sich bei der Befragung der IT in der Prioritätenliste eher am unteren Ende.


Der Ansatz, vorrangig durch Konsolidierung zu sparen, spiegelt sich direkt in den Ergebnissen der Printerumfrage11 wieder: Über die Hälfte der IT-Beauftragten gab an, dass in den letzten 12 Monaten "Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte", beziehungsweise "verschiedene Druckermodelle durch einheitliche Modelle" ersetzt wurden.


Diese Zentralisierungsmaßnahmen stehen jedoch im Widerspruch zu den Wünschen der Anwender, die sich in den vorangegangenen Printerumfragen stets arbeitsplatznahe Geräte gewünscht haben. Dies führt offensichtlich dazu, dass die durchgeführten Maßnahmen nicht immer ihr Ziel treffen. Allein von den Befragten, die eine Druckerstrategie verfasst und umgesetzt haben, stellen 12% fest, dass zu viele Anwenderwünsche die Strategie ausgehebelt haben. Der Anteil gescheiterter Konsolidierungs-Strategien dürfte laut Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife, sogar weit darüber liegen. Viele "gesparte" Arbeitsplatzgeräte werden nach einer Konsolidierung von Mitarbeitern wieder aus dem Büromaterialbudget der einzelnen Abteilungen beschafft. Die IT weiß gar nichts von deren Existenz, da die Geräte meist lokal angeschlossen sind und Verbrauchsmaterialien dezentral beschafft werden. Die Einsparstrategie durch Konsolidierung wird damit teilweise konterkariert.

 

Für Joel Trummheller, Business Unit Manager MPS & Solutions bei Brother, ist das keine Überraschung: "Seit Jahren sagen wir immer und immer wieder, dass weniger Geräte unterm Strich nicht unbedingt weniger kosten und die Mitarbeiterproduktivität viel wichtiger ist als die Anzahl der Geräte". Andererseits kann Trummheller die Entscheidungen nachvollziehen. "Die IT wird immer umfangreicher und komplexer. Da kann und will man seine Zeit nicht mit der Administration von Druckern verbringen – gerade in kleineren Unternehmen, die nur wenige Mitarbeiter in der IT-Abteilung beschäftigen. Doch bisher gab es kaum Möglichkeiten die Druckerbetreuung von Arbeitsplatzgeräten für kleinere Unternehmen als Dienstleistung einzukaufen."


So genannte "Managed Print Lösungen" werden inzwischen von allen großen Herstellern in den unterschiedlichsten Ausprägungen für alle Unternehmensgrößen angeboten. Große Unternehmen kennen ähnliche Modelle bereits aus Zeiten des Kopierers. Für kleinere und kleinste Unternehmen sind solche Rundum-Sorglos-Konzepte hingegen neu. 
Eine der wichtigsten Erkenntnisse für Oliver Jendro aus der Printerumfrage11 ist: Unternehmen brauchen in der hauseigenen IT keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager. Deren Aufgabe ist es nicht, Papierstaus zu beseitigen oder Toner nachzufüllen. Für solche simplen administrativen Arbeiten sind seiner Meinung nach Dienstleister häufig besser geeignet. Im Gegenzug für die administrative Entlastung sollte sich der Output-Manager in Zukunft mit dem gesamten Prozess der Dokumentenerstellung befassen. Für einen Output Manager steht nicht mehr nur die gedruckte Seite und deren Kosten sondern der gesamte Weg von der Erstellung bis zur Ausgabe eines Dokuments im Vordergrund – das bedruckte Papier ist nur das letzte Teilstück dieses Prozesses.


An der dritten Auflage der Studie haben insgesamt wieder mehr als 6.100 Personen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz teilgenommen. Erstmals wurden diesmal nicht nur Anwender (ca. 5.000), sondern auch Mitarbeiter aus IT-Abteilungen (ca. 600), Büromaterialeinkäufer (ca. 300) und Computerfachhändler (ca. 200) befragt.


Eine Auswahl der wichtigsten Umfrageergebnisse sowie eine zusammenfassende Analyse für Unternehmensentscheider können kostenlos unter www.brother.de/printerumfrage heruntergeladen werden. .

 

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